北大资源集团控股有限公司费用管理规则.doc

北大资源集团投资有限公司费用管理规则 （自2015年9月1日起施行） 目 录 第一章 总则 第二章 费用管理的基本规则 第三章 车辆使用费用 第四章 市内交通费 第五章 通讯费 第六章 交际费用 第七章 差旅费 第八章 日常费用报销规定 第九章 其他费用的规则 第十章 附则 总则 第一条 【本规则的宗旨和根据】 为健全北大资源集团投资有限公司（以下简称“集团”）费用管理制度，规范费用报销审批程序，合理有效地支出费用，降低成本和节约开支，提高集团费用支出的经济效益，根据《北大资源集团投资有限公司组织和权责基本规则》，制定本规则。 第二条 【本规则的适用范围】 本规则适用于集团的费用管理活动。 集团各职能部门和个人从事与本规则相关的活动，都应当遵守本规则；区域公司从事与本规则相关的活动，可参照本规则执行。 本规则所称区域公司是指集团设立的全资公司、控股公司、参股公司或受股东委托管理的公司。 第三条 【费用管理的基本原则】 费用管理应该坚持如下基本原则： （一）预算控制，目标管理。费用支出实行预算管理，每月费用支出须控制在预算额度内，总体上应遵循实际累计支出不超出总预算的原则，费用预算是审核控制各部门费用的依据。 （二）增加收益，节约开支。费用管理既要注重节约开支，杜绝无效费用；又要着眼于促进公司发展，增加公司远期利益，充分保障有效支出。 （三）实事求是，诚实信用。预算的编制、调整及考核，办理费用借款及报销，应以客观实际情况为依据实事求是，诚实信用，不弄虚作假。所有报销单据必须为经办人亲笔签字，不允许使用印章代替签字。 费用管理的基本规则 第四条 【不预先借款的费用】 差旅费、招待费以及其他费用开支，原则上不予预先借款，鼓励员工使用个人信用卡先行支付，待报销流程签批完毕后到财务管理部领取现金。 第五条 【费用借款和费用报销的标准、审批流程及权限】 （一）费用借款和费用报销具体审批流程及权限见附件一《北大资源集团投资有限公司费用审批权限》、附件二 《日常费用报销流程及说明》。 （二）交际费、会议费、认证费、中介咨询费、部门建设经费、审计评估费、律师及诉讼费等费用不论金额大小，原则上应由各部门负责人报销，其他费用可由各部门负责人安排专业岗位员工负责报销；对于主持部门工作的助理董事长级别人员可指定一名固定人员在费用报销模块中代填费用报销单，并报集团财务管理部备案。 第六条 【费用借款及费用报销】 （一）因公费用借款需填写借款申请表，借款申请表应写明借款的详细用途。 费用借款均记入借款人名下，单笔借款还款期原则上不超过三个月，借款人需按费用借款和费用报销时间的相关规则及时报销或偿还，财务按照前款不清后款不借的原则办理借款业务。借款人没有正当理由不及时办理报销还款的，财务管理部将书面通知人力资源部，并在借款后的第四个月税后工资中扣除，直至借款还清为止。 （二）各部门负责人以下级别员工累计的借款金额不得超过2万元，如借款金额超过2万元时，应由部门负责人办理借款。 （三）除定额版发票以外，其余发票抬头应为“北大资源集团投资有限公司”全称。 （四）费用报销应填写费用报销单，按费用类别列出金额，总额加计正确；报销单附件为多张票据的需将票据排列整齐，呈鱼鳞状依次粘贴在费用粘贴单上。 （五）费用报销须先由会计审核，报销费用超过本人月度标准的原则上不予报销，如因特殊工作原因超过标准，需由会计出具审核意见，并由主管部门负责人、分管董事签署明确审批意见后，交由会计履行正常报销程序，否则一律不予报销。 （六）董事会成员（无论是否在下属公司任职）所发生费用按集团报销标准及流程审批，且无论金额大小均签批至董事长。 第七条 【禁止审批的情形】 在报销活动中有审批权限的人员应当在规定的权限内审慎审批；越权的，其审批无效；禁止滥用审批权限；禁止变相审批自己的费用。 第三章 车辆使用费用 第八条【车辆使用费】 （一）车辆使用费是指集团交通运输工具（汽车）发生的各种费用，主要包括过桥费、高速路费、停车场费、汽油费，汽车维修费（即对汽车装饰、保养、修理以及加装辅助配件等发生的费用），以及员工自驾公办产生的过路费、高速路费和停车费用，但不包括保险费（计入财产保险费）和车船使用税（计入各项税费）。 （二）车辆使用费报销时应明确填写所报销费用归属的车辆牌号，详细填写报销的汽车费用项目，项目按燃油费、养路费、过桥费、高速路费、停车费、洗车费、维修保养费等分别列示，费用项目不得混合填列。 （三）车辆维修保养费，保险费等由集团办公室统一归口管理；常规维修保养费报销时需附修理清单，分项列示修理项目及单价和工作量或用料数量；如果是大修理项目（目前暂定修理费用额度3000元以上为大修理），应预先提交询价报告和预算的请示