国立嘉义大学96年度总务会议资料.doc

國立嘉義大學105年度總務會議紀錄 時　間：105年12月14日(星期三)下午3時 地　點：蘭潭校區行政中心4樓第4會議室 主持人：陳總務長瑞祥 記錄：劉 語 出席者：陳學務長明聰(林仁彥代理)、黃院長光亮(請假)、洪院長滉祐、朱院長紀實、黃院長月純、劉院長榮義(張芳琪代理)、李院長鴻文、周院長世認、謝主任勝文、蘇主任耿賦(凃博榮代理) 列席者：吳簡任秘書子雲、鄭簡任秘書榮輝、張組長育津、李組長宜貞、林組長金龍、洪組長泉旭、羅組長允成、林組長義森、顏隊長全震、鍾組員明仁、張景崴代表、簡維廷代表、李耀筵代表、黃奕銘代表(請假) 壹、主席致詞 各位院長、主管、同仁、學生代表大家好，感謝大家撥空參加本次會議，茲依議程進行會議報告及討論。 貳、上次會議建議事項暨提案討論決議執行情形 案由 會議決議 執行組隊 執行情形 1.本校學位服借用管理要點修正草案，提請審議。 決定：洽悉。 參、總務處各組隊105年度工作成果報告暨106年度工作計畫 ＊文書組 文書組105年度工作成果 一、新公文系統於104年7月6 日全面上線實行，公文自創稿(或收文)、會辦、簽核、發文至歸檔全面電子化、無紙化，突破多校區空間距離，提升公文交換效率，管控文書處理流程。於105年5月24日至5月26日進行系統實機驗證，經中華民國資訊軟體協會105年6月8日驗證委員會審核決議通過公文及檔案管理資訊系統驗證(NAA EDRMS-1：2015。 二、105年1月至11月本校公文線上簽核計有19,756件、紙本簽核4,712件線上簽核比率80.61%。 月份 線上簽核件數 紙本簽核 線上簽核比率 1,661 422 79.74% 2 1,190 306 79.55% 3 2,287 545 80.76% 4 1,931 428 81.86% 5 2,159 457 82.53% 6 1,939 407 82.65% 7 1,302 371 77.82% 8 1,610 374 81.15% 9 1,762 440 80.02% 10 2,003 516 79.52% 11 1,921 446 81.16% 三、105年5月24日中央大學文書組、10月25日中正大學文書組、11月30日東華大學文書組蒞校觀摩本校電子公文線上簽核系統及文書業務交流。 四、105年5月27日辦理總務處暨環安中心各組隊業務交流活動 五、為增進公文寫作能力，提升公文品質，以及精進操作新公文系統，提升公文處理時效，105年8月29日辦理105學年度第1學期公文寫作及公文系統操作精進研習活動，約計92人參加。 六、總收文統計表： 月份 收文件數 實際電子收文件數 紙本收文件數 年度收文累計件數 電子收文效益 ％ 1 1,332 1,166 166 1,332 87% 2 932 823 109 2,264 88% 3 1,892 1,638 254 4,156 86% 4 1,571 1,341 230 5,727 85% 5 1,694 1,443 251 7,421 85% 6 1,456 1,251 205 8,877 85% 7 1,060 881 179 9,937 83% 8 1,276 1,085 191 11,213 85% 9 1,419 1,216 203 12,632 85% 10 1,505 1,316 189 14,137 87% 11 1,425 1,208 217 15,562 84% 七、總發文統計表： 月份 發文件數 實際電子發文件數 紙本發文件數 年度累計件數 電子發文效益 ％ 1 442 427 15 442 96% 2 400 366 19 842 91% 3 566 554 12 1,408 97% 4 513 493 20 1,921 96% 5 570 553 17 2,491 97% 6 588 575 13 3,079 98% 7 405 391 14 3,484 97% 8 442 427 15 3,926 97% 9 482 459 23 4,408 95% 10 661 650 11 5,069 98% 11 567 555 12 5,636 98% 八、全校辦結公文件數 月份 105年 104年 增減 105年累計 104年累計 年度增減 1 1,667 1,403 +264 1,667 1,403 +264 2 1,154 848 +306 3,210 2,251 +959 3 2,412 1,681 +731 5,952 3,932 +2,020 4 1,881 1,537 +344 7,833