模块85数据清单的管理及操作.docVIP

模块5 数据清单的管理与操作 关系数据库中数据的结构方式是一个二维表格，Excel 2003对工作表中的数据是按数据库的方式进行管理的，Excel中的“工作表”就是数据库软件（如FoxBASE）中的“数据库”文件，具有数据库的排序、检索、数据筛选、分类汇总等功能，并以记录的形式在工作表中插入、删除、修改数据。 使用记录单 如果把工作表作为一个数据库，则工作表的一列就是一个字段，每一列中第一个单元格的列标题叫字段名，字段名必须由文字表示，不能是数值。工作表的每一行对应数据库的一个记录，存放着相关的一组数据。数据库的字段数最多为256，记录数最多为65535。 对于工作表的内容，可以执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在弹出的对话框中，以记录为单位对数据进行浏览、插入、删除、修改等操作。 1．使用记录单添加记录 （1）单击要添加数据的数据库列表内的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单→“记录单”命令 →在弹出的对话框中单击“新建”按钮。 （3）在记录单的每一个字段中输入相应的内容，按“下一条”下移一条记录，按“上一条”则上移一条记录。 （4）新字段内容输入完毕后，单击“关闭”完成添加“记录单”对话框。如图8-1所示。 图8-1 “记录单”对话框 图8-2“输入查找条件”对话框 2．修改记录单 （1）单击数据库列表内的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单→“记录单”命令 →在弹出的对话框中单击“下一条”按钮或者用鼠标拖动垂直滚动条来查找要修改的记录单→对记录进行修改。 3．删除记录单 （1）单击数据库列表内的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单→“记录单”命令。 （3）在记录单对话框中找到要删除的记录。 （4）单击“删除”→“确定”→“关闭” 4．使用记录单搜索条件匹配的记录 （1）在要查找的数据库中单击列表内的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单→“记录单”命令→“条件”按钮，在记录单输入查找条件。如图8-2所示。 （3）按“Enter”键，查找到满足条件的第一条记录，然后单击“下一条”按钮继续查找。 筛选数据库 数据筛选是把符合条件的数据显示在工作表内，而把不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方法。 1．自动筛选 （1）单击数据库中任意单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“自动筛选”选项。这时在每个字段名的右侧都会出现一个下拉箭头，如图8-3所示。 图8-3 自动筛选 （3）在图8-3中，单击“部门”列的下拉箭头，在列表框中选择“开发部”，筛选结果如图8-4所示。 图8-4 筛选结果 2．自定义筛选 自定义筛选可以构造出复杂的筛选条件。步骤如下： （1）单击数据库列表内的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“自动筛选”选项。 （3）在图8-4中，单击“年龄”字段名右边的下拉箭头，在列表中选择“自定义”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，输入自定义条件，如图8-5所示。 图8-5 “自定义筛选”对话框 （4）单击“确定”，结果如图8-6所示。 图8-6 筛选年龄大于等于25并且小于等于30的记录 3．高级筛选 高级筛选即是根据多个条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表的另一个区域中，原数据区保持不变。 （1）在空白区域建立条件区，在条件区域中设置筛选条件，如图8-7所示。 图8-7 建立条件区域 （2）单击数据库中任意单元格，但不能单击条件区域与数据区域之间的空格。 （3）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“高级筛选”选项，弹出“高级筛选”对话框。如图8-8所示。 图8-8 “高级筛选”对话框 （4）在“高级筛选”对话框中的“数据区域”输入整个数据区域如$A2:$H10，在“条件区域”输入条件区域如Sheet2!$B$12:$D$13；或分别单击数据区域和条件区域的折叠按钮，然后在图8-7数据表中选择。 （5）单击“确定”，即可得到筛选结果。图8-8所示。 图8-8 筛选性别为男并且年龄大于等于25岁的记录 注意：① 筛选条件若是“与”的关系，则条件必须出现在同一行。 ② 筛选条件若是“或”的关系，则条件不能出现在同一行。 数据排序 数据库的排序是按字段进行的，对数据的排序有升序和降序两种方式，可以对一个字段进行排序，也可以对多个字段进行排序。 1．默认排序是按升序排序，Excel使用顺序如下： （1）数值从最小的负数到最大的正数排序。 （2）文本和数字的文本按从0～9～A～Z的顺序。 （3）在逻辑值中，False排在True之前。 （4）所有错误值的优先级相同。 （5）空格排在最后。 （6）小写字母排列在大写字母之前。 汉字可根据汉语拼音的