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档案工作简报 第1期 档案馆编 二○○九年十一月二十三日 关于2008年西华大学立卷归档情况的通报 根据《中华人民共和国档案法》和《西华大学档案管理办法》的要求，在各级领导的关心指导下，在全校专兼职档案人员的共同努力下，今年的归档工作至10月28日止，已圆满完成了2008年形成的各类文件材料的归档任务。目前档案馆已完成对档案的整理、编目、建库、上架等工作。现将有关情况通报如下： 一、归档情况：据统计，2009年，全校共有41个立卷部门向校档案馆移交案卷1354卷（2008年度形成的文件材料）。其中，党群、行政类147卷，734件；教学类938卷，6101件；科研类129卷，基建类39卷，设备类18卷，外事类档案7卷，照片（光盘）档案654张。从立卷情况看，各部门能根据学校文件立卷归档要求，联系部门职能和重点工作，收集整理文件，所立案卷能较好地反映部门工作面貌，部门立卷归档制度执行良好。在组卷质量上，能按文件内容反映的问题进行分类。所立案卷能利用档案管理网络系统，全部实行计算机立卷归档，建立档案信息数据库。案卷标题明确，卷内文件保持有机联系，案卷目录规范统一。在归档时间上，基本能按学校要求，及时归档。 二、存在的主要问题是：少数部门对文件的平时收集缺乏重视，日常管理不规范，归档意识不强，尤其是组织承办学校的重大活动的纸质档案、照片档案、电子档案收集归档不齐全，给文件立卷归档工作的完整齐全性造成困难。有些部门对移交案卷的内容检查不够认真，对归档文件的价值鉴定不够细致，属于永久和长期保存的重要文件未保存，导致所立案卷质量不高，利用价值不大。少数单位存在档案输入信息有误的问题，如保管期限、密级、文件时间不够准确。个别单位归档意识较差，在档案人员多次催促的情况下，至今仍未按时完成归档任务。等等不足，在今后工作中需引起注意，并不断改进。 档案工作是学校整体建设中的基础工作，在学校建设和发展中，有着不可替代的重要作用，而这些档案要靠大家平时的不断积累，并为之所用。归档工作具体而繁琐，需要有较强的责任心。希望全校各单位档案工作分管领导和专兼职档案人员切实增强档案意识，对通报中提出的问题要引起高度重视，并杜绝类似问题再次发生，争取把我校档案工作做得更好，为学校发展建设提供优质服务。 西华大学档案馆 二00九年十一月二十三日  附：西华大学2008年度各单位档案移交统计表 西华大学2008年度各单位档案移交统计表 单 位 移交文件材料(卷) 移交照片光盘（张） 党委办公室 3 纪委、监察处、审计处 3 组织部、统战部、党校 2 宣传部（新闻中心） 1 205 学生工作部、学生工作处 11 1 保卫处、武装部、政保部 1 工会 2 团委 8 39 校长办公室 4 1 教务处 （高等教育研究中心） 205 * 物资设备与实验室管理处 / 研究生部 372 3 科技处、产业管理中心（先进计算研究中心） 2 人事处 182 △计划财务处 0 招生与就业处 5 国际合作与交流处 7 国有资产管理处、后勤管理处 2 基建规划处 39 离退休处 1 后勤服务总公司 1 信息与网络管理中心 1 1 学术期刊部 14 图书馆 2  单 位 学籍档案(卷) 毕业设计(卷) 照片光盘(张) 其它 (卷) 人文学院 8 5 11 外国语学院 10 1 11 数学与计算机学院 8 2 16 △艺术学院 13 0 0 材料科学与工程学院 10 18 11 机械工程与自动化学院 13 8 6 能源与环境学院 11 10 8 电气信息学院 16 15 23 建筑与土木工程学院 17 14 23 交通与汽车工程学院 16 41 38 生物工程学院 9 15 13 管理学院 22 6 13 物理与化学学院 4 6 6 体育学院 2 2 3 △继续教育学院 、继续教育中心 0 0 0 1 后备军官学院 2 4 222 2 * 政治学院 / / / 国际动画艺术学院 12 / / 网络学院 9 / / * 应用技术学院 / / / * 西华学院 / / / * 地方合作与服务处、校友总会办公室 / / / * 心理咨询中心 / / / 注: 带“*”的部门是新成立单位，未产生2008年档案 带“△