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苏娟芳 第六章 办公室事务管理工作 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 目录 值班管理 电话事务 办公室环境管理 印信管理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 一、办公室环境管理 优化办公环境的原则 办公室布置 办公室布局 办公室环境的含义 办公室绿化美化 办公室健康安全管理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 指一定组织的所有成员所处的大环境。 指秘书机构所处的内部环境，包括秘书机构所处的人文环境和自然环境。 是一种无声的语言，体现着一个单位的风格和精神面貌，向来访者传递着本单位方方面面的信息。 一、办公室环境管理 办公 环境 广义 狭义 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和部门负责人的影响力、秘书部门内部的凝聚力等。 办公条件等要素构成的环境 一、办公室环境管理 秘书机构内部自然环境 秘书机构内部人文环境 办公自然环境的管理 一、办公室环境管理 建筑设计 室内光线 办公设备 室内空气 办公室布局 办公室布置 人——物——环境 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 二、优化办公环境的原则 舒适整洁 布局合理 和谐统一 影响办公室效率的六大因素有哪些？ 二、优化办公环境的原则 空气 光线 声音 空间 文件 设备 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三、办公室布局 开放式布局 混合式布局 封闭式布局 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三、办公室布局 开放式布局 将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有人员按照工作程序安排在个工作单元中就位。 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三、办公室布局 开放式布局 一是有利于沟通； 二是有利于节省办公空间和办公成本。 难以进行带有秘密性的工作，噪音大，使人难以集中注意力开展工作；对于一些人来说，可能会有被监控的压抑感。 局限性 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三、办公室布局 封闭式布局 是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在各自独立的房间，组成一个个独立的办公室。 各职能部门之间的信息不能得到及时的沟通； 工作协调不快捷方便，工作效率受到一定的影响； 办公空间的占用效率降低，增加了办公成本。 局限性 优点 有利于保密； 有效的保护个人隐私； 有易于使人集中精力。 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 三、办公室布局 混合式布局 指在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分割开来，组成若干个工作区域。 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 办公室布置 工作空间的安排 办公室物理条件管理 四、办公室布置 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 1.尽量使用自然光 2.配置台灯，避免直射人眼 3.光源来自两个 方向 4.避免电脑、玻璃等物品反光刺激人眼睛 1.远离噪音源 内墙：白色、乳 白色浅色调 空气流动速度： 0.25m/s 四、办公室布置 空气 声音 色彩 光线 相对湿度： 40-60% 温度： 22°C左右 会议室：淡黄色 天花板：白色 地板：纯色 2.用隔音玻璃、隔音板控制噪音 3.播放轻音乐 办公室物理条件管理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 办公室的排列要求： 1.按照办公工作程序的先后顺序自前而后直线朝同一方向摆放排列 2.排列方向应使管线来自左方，以便顺光书写阅读 3.注意合理安排公关活动空间 办公桌摆放要求： 足够放置常用的办公用品，理想的办公桌是多平面转角电脑桌。 办公桌的排列与摆放 四、办公室布置 工作空间的安排 办公桌面的摆放：在离办公桌桌面15 cm高的位置划个弧形，放置工作经常用到的物品。 常用文件夹应归类。 一些小的办公用品应放在抽屉。 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 办公室绿化 通过铺设地毯、布置现代化装饰品或摆放彩色的组合器具等，来增强办公室的美感。 绿化是办公室美化的重要内容 适时适量为原则 五、办公室绿化美化 办公室美化 六、办公室的健康安全管理 建筑隐患 物理环境方面隐患 办公家具方面隐患 办公设备及操作中隐患 树立健康安全意识 消防隐患 第二节 值班管理 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 点击添加文本 一、值班的类型 工作时间值班 节假日值班 特定岗位