系统操作手册(96.09.12更新).doc

電 子 公 文 系 統 操 作 手 冊 (V1.1版) 96.09.12更新 台南總公司：710台南縣永康市中華路1-54號10樓 電話：06-3136588 傳真：06-3117130 台北分公司：115台北市南港區園區街3-2號5樓之3（H棟） 電話：02-278933798 傳真：02目錄 一、系統範圍--------------------------03 二、系統作業程序及資料流程圖----------04-06 三、系統環境設定----------------------07-09 四、登入系統--------------------------10-12 五、公文製作--------------------------13-19 六、公文會辦--------------------------20-22 七、外來文的簽辦程序------------------23-24 八、公文查詢--------------------------25-26 九、登記桌分文作業--------------------27-28 一、系統範圍： 本電子公文系統的主要功能項目如下： 公文製作：為研考會規範標準格式包含─簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部開會通知、內部公告。 登記桌作業：包含分文作業(單位登記桌將公文分送給承辦人作業)。此作業為權限管制，必須有登記桌作業權限人員才有的作業。 承辦人作業：包含流程公文(由他人會辦的公文資料夾，本功能於電子簽核流程使用)、經辦公文(自己承辦的公文資料夾)。 公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內容或複製已存檔公文內容)。 公文管理：包含單位基本資料、部門人員權限設定，總收發文來文登錄、發文登錄、點收作業、歸檔作業及相關統計報表等作業。此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。 資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙及正副本群組等基本資料設定  文字說明中如有底線與黑字則代表此作業為電腦作業，例如1.承辦人員至電腦自創函稿並儲存列印 三、系統環境設定 瀏覽器安全性設定-將電子公文網址(要以IP方式)加入信任網站瀏覽器IE/工具/網際網路選項/安全性/信任的網站設定(正式環境.tw/ Windows XP SP2版本的設定瀏覽器IE/工具/網際網路選項/隱私權/封鎖快顯視窗功能取消 3.瀏覽器IE工具列設定瀏覽器IE/檢視/工具列-取消非IE標準外掛的選項如「Google」、「MSN」或「Web Search」等不同種類工具列把打勾取消 4.列印作業設定本系統相關公文列印拋轉程式為Acrobat，所以欲執行本系統公文列印作業，必須安裝Acrobat Adobe Reader 5.0以上程式(6.0除外)，本系統在登入首頁已外掛Acrobat Reader 5.0 軟體及相關系統文件資訊 四、登入系統 1.一般身分登入 瀏覽器IE→正式環境網址 .tw/→輸入您的帳號與密碼後→按下登入系統 2.登入系統後出現的稽催公文畫面，提醒承辦人員是否有公文尚未辦理 3.兼職身分登入 如果使用者具有多重身份的情形， 於登入系統後會出現的兼職選項畫面，請選擇其中一個身份登入 4.登入系統後亦可選擇切換使用者功能，以另一個身份再登入系統 5.登入系統後畫面上方將出現個人基本資訊 ---使用者單位-職稱-姓名等資訊--- 6.個人資料設定 請至資訊管理選項，選擇個人資料設定功能。系統必填的欄位有： 使用者E-mail、電話、分機、傳真。電話號碼中間不必加「-」 (07) 6577711 分機 1234，各單位如果沒有傳真號碼，請輸入學校的傳真號碼 (07) 6577056。 輸入完畢之後，請按確定傳送，即完成個人資料的設定。 **請把電話欄位(07) 6577711『轉』字刪除，並加入分機資訊** 五、公文製作 橫式公文格式(職章用印原則為由左而右、由上而下) 1.進入系統後點選公文製作選項，選擇需要製作的公文類型(以製作一份函為例) 2.點選函後，系統將另開公文製作視窗，此視窗包括公文內容、電子附件、簽核記錄及公文流程四大功能。目前文稿製作階段僅出現公文內容、電子附件功能，簽核記錄及公文流程將於線上簽核時再加入。 選擇公文內容功能，依序輸入各欄位資料 點選正、副本單位輸入時，請使用輔助輸入。 4.點選電子文→輸入關鍵字→按查詢