秘书学第二章事务管理(三级).docVIP

第二章 事务管理 第一节 接待 一、确定涉外礼次序 （一）基础知识 1.涉外接待的原则和要求 （1）涉外接待的原则： 与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是： 1不卑不亢； 2依法办事； 3内外有别； 4尊重个人； 5女士优先； 6入乡随俗。 2.礼宾次序： 在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法： （1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。 （2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。 （3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。 适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。 （4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。 （5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。 （二）、案例分析： 某公司承办了一个大型招商会。会议邀请了数个国家的投资公司前来参加，同时还有不少中国本土的公司也表示了参加的意愿。会议的接待工作十分繁重。为了显示各国、各公司一律平等的原则，并且为了鼓励大家积极参与，大会秘书处决定按照参加者决定到访的时间来排列礼宾次序。结果出了问题，因为国内的公司接到邀请函的时间比国外公司要早，反馈也快，这样在礼宾次序上，国内公司就基本排在了前面。这在实际上是对国外公司的一种不平等。这让大会秘书处感到很为难。 [点评]：在礼宾次序问题上，应该考虑得更周全一些。以代表团团长的身份来确定第一次序是商务活动中常用的，它鼓励了参加公司派出身份较高的人员来参加会议。对于提高会议的重要程度能起到积极作用。 （三）、礼宾次序确定步骤 1.确定礼宾次序方案; 2.提前通知有关各方; 3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 二、安排涉外迎送仪式 （一）基础知识 1.涉外迎送仪式的要求 （1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。 (2）准备工作： 在外宾抵达前应做好充分的准备工作： 1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况； 2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料； 3拟订来宾访问日程； 4安排食宿。 （3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。 2.着装要求： 参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。 （二）、案例分析： 某公司接待了一个来访的外国考察团，双方互不相识，秘书应该事先准备好一块牌子，写好来访公司的名称。可是由于没有经验，秘书柳西忽略了这件事。到了机场大家才想起来，谁也没有带合适的纸。此时客人所乘的飞机已经抵达，机上乘客有的已经出关了。情急之下，柳西想到了广播室。她马上跑到机场广播室请求帮助，通过广播通知客人他们所处的位置。这样主客双方才接上了头。 [点评]：涉及活动中的送往迎来工作是细致而且重要的。一个细节的忽略，可能就会带来很大的麻烦，使我们的工作处于被动，甚至被误解。 （三）、涉外迎送仪仗式的工作步骤： 1.确定迎候人员; 2.准备迎宾的物品; 3.见面讲究礼节; 4.送行前的拜访; 5.安排送行仪式 三、安排涉外会见会谈和拜访 （一）基础知识 1.涉外会见会谈要求: 安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下： （1）充分了解又方的情况。 （2）准备工作要落实到位。 （3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。 2.拜访的要求: (1)、拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。 (2)、由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门. (3)、初次见面, 可以不送礼物. (二)、案例分析： 某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主培人是公司的王总经理。在英国公司抵达的当晚，王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英国代表团团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。团长请他们等一等，然后关上了门。王总理感到很不理解，我们主动拜访，为什么对方却如此冷谈？ [点评]：拜访应该事先约定，不应该作不速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。 宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的，但是当客人入住之后，房间就是他们的私人领地，一般不会在房间里接待访客。更不会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该预约地点和时间。 （三）、会见、会谈的工作程序 会见、会谈的工作程序如下图所示。