2016年档案技能培训—文书档案讲义.ppt

档案管理技能培训文书档案管理 二〇一六年七月 学习要求 熟记文书档案概念。 掌握文书档案归档内容。 掌握文书档案归档流程。 可简述0-5大类分类表内容。 结合实际，完成操作任务。 一、概念 文书档案 党务 行政管理 党 工 团 政 后勤 公文 档案 车辆 概念：反映党务、行政管理等活动的档案。 保密 印信 二、文书档案管理流程简图 简图： 整理 收集 分类 排列 编号 编目 装盒 扫描录入 装订 移交 简单分类 年度-问题-保管期限 按事由结合时间、重要程度 以件为单位 年度 问题 保管期限 件号 归档文件目录 目录、文件、备考表 拆钉扫描 扫描后的文件使用档案专业钉装订好 （一）收集篇一 收集 1、概念：档案室接受及征集档案的和其他文献的活动 2、意义：收集是档案管理里的重要环节之一，是做好归档工作重要基础。 3、标准：系统、齐全、完整。 4、要求：文件必须是办理完毕且具有保存价值的，符合归档范围的原件。 5、步骤 之一：移交 （1）责任者：各部门 （2）范围：与归档范围一致，移交上一年的文件。 （3）时间：文件移交可分三次，预备移交时间为每年1月份通知各部门整理档案，第一次移交时间为每年2月份要求各部门移交档案，第二次移交时间为每年4月份用于查漏补缺。声像、实物档案移交为活动结束后一周内完成移交。 （4）清单：移交部门做好移交清单，填写序号、责任者、名称、页数、是否原件、有无电子版等，并完善签字手续（移交人及移交人所在部门负责人签字），接受部门做好清点，并做好签字手续（接受人及接受人所在部门负责人签字），双方永久保存移交清单。 （一）收集篇二 步骤之二： 简单分类： （1）筛选 原则：按归档范围筛选各部门移交资料。严禁有文必档。 工作呈报、会议纪要等签字手续必须完备，文件必须加盖各类行政章。 （2）按部门将资料分类保存（此方法针对综合部） 综合部职责之一为发文收文部，档案员通常兼文书一职，日常发文中要注重分门别类保存，将收发文按部门分好，分别保存。 设立综合部文件夹保存有关党政工团、人事、车辆、公文、档案、后勤、全公司性质的会议等收发文； 设立生产部保存生产专题会、视频会及有关生产的收发文； 设立燃料部保存燃料专题会、视频会及有关燃料的收发文； 设立财务部保存财务专题会、视频会及有关财务的收发文。 为归档分类的0-5大类标准做准备。 （三）收集篇三 收集之注意事项： 收集的齐全完整很难做到，建议各位同仁将年初各部门工作计划要先收集到手，通常工作计划中的工作内容是产生档案的源泉。 加强与各部门兼职档案员的联系，提醒兼职档案员注意平时收集和保存资料。 加强档案管理宣传，使归档思想深入人心。以上为小建议，仅供各位同仁参考。 （二）整理篇之一 整理 1、概念：按照一定原则对档案实体进行系统分类、排列、编号和基本编目，使之有序化过程。 2、原则：遵循文件材料形成的规律，保持其有机联系，并符合相关标准和要求。 3、意义：是文件资料转化为档案的过程。 4、标准：归档文件应齐全完整，归档文件材料、装订应符合档案管理标准。 5、要求：严格按照《技术规范》要求，完成工作。 6、归档时间：本年度产生的文书档案在次年的6月份之前归档。 7、步骤 （二）整理篇之二 步骤之一 分类 方法：年度-问题-保管期限 标准：0-5大类（必须熟记五大类名称） 流程: 文书档案是以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册为一件，来文与复文为一件。 先分年度：按照文件的形成年度分类。 后分问题：按照0-5大类 文件少时可分到2级类目 文件多时可分到3级类目 0-5大类分类表是按问题兼顾机构的原则编制的，平时按照部门分类理好的文件整理起来方便些。 （二）整理篇之三 分类 详解0-5大类（常用） 0类党群类 02党务工作综合 以集团公司发文为主 023党委指示、决定、报告通知 026争先创新和表彰先进 04党风建设 042关于纪检工作指示、通知、报告（与党有关） 043党风建设 以集团公司发文为主 06工会工作 065劳动竞赛和评选劳模、先进材料 以本单位文件为主各项文体活动及竞赛入此项 07共青团工作 079团简报、统计 以本单位文件为主 （二）整理篇之四 分类