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UFIDA Business Best Practices014-08合同管理控制流程及说明 文档控制 文档日期:2011年4月版本号:1.0编撰人:发布/修正日:[插入日期]公司:UFIDA版权?Copyright 2011 UDIDA All rights reserved.文档目录业务场景描述4适用范围4控制目标4业务流程图5流程说明5产品配置、关键预配置参数7配套政策与建议8关键管理报表9014-08合同管理控制流程及说明业务场景描述基于《企业内部控制具体规范》，该流程描述了合同管理业务从岗位职责与人力资源需求计划，合同草案编制、合同审核，合同订立、合同履行等整个活动的关键控制内容。适用范围人力资源、业务、财务、审计及法务等相关组织人员。控制目标引导企业加强对合同的内部控制，避免或减少因合同管理不当造成经济损失或不良社会影响，维护企业合法权益。业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态01人力资源组织-人力资源主管定义业务、财务、审计、法务等相关组织的职责与权力，并体现内控的职责分离。手工处理05人力资源组织-人力资源主管在系统中进行部门档案的设置定义。系统处理10人力资源组织-人力资源主管定义合同管理相关岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。手工处理15人力资源组织-人力资源主管建立合同业务管理授权制度和审核批准制度，对各相关岗位、角色进行明确授权与批准。手工处理20人力资源组织-人力资源主管根据业务授权制度和审核批准制度在系统中对各角色、人员的具体权限进行定义。系统处理25法务组织-法务主管制定相应的合同管理规章制度，规范合同正式订立前的谈判、资格审查与草拟等流程，确保合同的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同签订过程中的舞弊、欺诈等风险。手工处理30业务组织-业务员根据意向合同内容对标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同对方。手工处理35业务组织-业务员业务员联合法务、财务等人员对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。手工处理40业务组织指定专人负责草拟合同。合同草案系统处理45业务组织-业务员将合同草案送有关部门会同审核。手工处理50财务组织-财务主管若合同草案评审通过，转交下个环节处理。否则退回业务组织进行修订。手工处理50审计组织-审计主管若合同草案评审通过，转交下个环节处理。否则退回业务组织进行修订。手工处理50法务组织-法务主管若合同草案评审通过，转交下个环节处理。否则退回业务组织进行修订。手工处理55业务组织-业务员对会审不通过的条款进行修订。系统处理60法务组织-法务主管若合同会审最终审批通过，则组织合同签订。合同正副本手工处理65业务组织-业务员组织实施合同执行。手工处理75业务组织-业务主管若合同执行过程中，发生合同违约行为，应严格根据合同违约处理制度进行处理。手工处理75业务组织-业务主管根据合同验收制度。进行严格验收，确保合同所有内容得以实现。手工处理80财务组织-出纳根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，或符合签订合同条件而未签订合同的，或验收未通过的业务，财会部门有权拒绝付款。系统处理产品配置、关键预配置参数产品配置产品系列模块基本配置供应链管理合同管理√销售管理√采购管理√财务会计应收款管理√应付款管理√（2）关键预配置参数模块选项参数配置合同管理数据权限控制控制付款内容收付款控制方式采购、销售类合同严格控制结案条件报警选项……配套政策与建议企业应当建立合同管理岗位责任制。不相容岗位（或职责）应包括：合同的谈判与审批；合同的审批与执行。企业应当建立合同授权委托代理制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权期间和被授权人条件等。企业应当根据本单位经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。企业应当实行合同归口管理制度。企业财会部门应当对合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计密切相关的内容进行审核，重点应关注以下事项：经济性：符合企业的经济活动范畴；符合企业的经济利益。可行性：资信可靠，资金充裕；具有在额定权限内订立合同的能力；担保方式切实、可靠。严密性：数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备。合法性：资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法。企业内部审计部门应当对合同中涉及资金、资产的来源和使用程序进行抽查审核，重点应关注以下事项：资金来源合法，资产的所有权明确、合法；资金使用和资产动用的审批手续合法；资金、资产的用途及使用方式合