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电子衡管理解决方案 二○○四年八月 系统需求分析 一直以来，电子衡管理工作在煤炭开采及加工行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、火力发电行业以及所有需要电子衡计量物料行业的难题，在手工计量下，如何有效的监控整个计量业务、质检业务、结算业务，防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题，有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程、质检过程，但却不能从根本上杜绝舞弊行为。 司磅、结算业务管理难点分析 由于通过电子衡计量的货物绝大部分是离散物料，大多采用露天堆放，或筒仓存放，不易二次准确计量，且存在一定的损耗，一旦司磅过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。 由于司磅业务量巨大，单据繁多，出现问题很难及时进行查找核对。 如果根据货物质量进行结算，结算工作量十分巨大，而且易处现差错。 运费结算量大。 由于司磅数据量巨大，且保存在磅房内，各级领导无法全面监控司磅业务。 司磅、结算业务中的舞弊方式分析 在日常司磅业务和材料结算业务中，易出现以下问题： 司磅员在计量数量上作弊。 一车货物多次称量。 司机在车辆皮重上作弊 车辆不完全上磅，或两车同时上磅，造成计量数据不准。 采样员、制样员、化验员在化验数据上作弊 材料结算员在材料结算中作弊（不严格按采购合同条款、化验数据进行结算） 销售发货中出现超提单发货，手续不完备发货现象。 不过磅而直接出场。 系统需求功能分析 通过对司磅业务的管理难点和舞弊行为进行认真分析和研究，以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系，我们开发出的电子衡管理系统，通过借助严密的流程设计和先进计算机技术，可以帮助企业实时监控整个司磅过程、彻底堵住司磅业务中存在的漏洞，同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联，可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量，避免大量人为因素的影响，提高工作效率。 电子衡管理系统的应具备以下功能： 系统自动从电子衡器仪表中采集车辆毛重、皮重数据，并自动计算出净重，自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据，同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值，如未达到最大值，系统禁止保存数据、打印磅码单，从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。 车皮重量超过其平均数量，系统能够自动报警，从而解决司机在车皮重量上的作弊行为。 系统可以自动监控收货过磅整个过程，如果车辆重复称量毛重，系统自动禁止，从而解决一车多过问题。 可以与IC卡系统、红外线监磅仪、视频监控系统联用，彻底解决司磅过程中的通过人工无法解决的问题。 可以与销售管理系统连接，自动读取销售提货单剩余数量，严格控制发货数量超过开票数量，从而解决超提单发货问题。 可以处理提货单剩余重量小于发货数量时，系统允许从其它提货单补足剩余数量。 错误修改采用红单冲销方式，能够跟踪整个修改过程。 能够处理超电子衡称量额定值计量问题。 系统提供采购质量合同管理功能，可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息，它作为材料结算的重要依据，系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。 系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号，可以使采样员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系，从而避免作弊行为的发生。 能够根据磅单、化验单和采购合同自动计算，形成材料结算单。 提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。 系统采用大型网络数据库，数据集中存放，从而使企业整个司磅数据安全可靠，信息共享。 提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表，收货任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能，使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。 整体业务解决方案 发货业务 先开票后发货业务流程设计： 客户提出购货申请后，由销售部门开具销售提货单，经领导和财务部门审核确认后，提货单数据自动传到磅房管理系统，用于控制发货数量，防止超提单数量发货。 空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重，并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较，如果出现异常，系统自动异常，系统自动报警，提醒监磅人员检查车辆是否作弊，如作弊，则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。 车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重，司磅员选择客户提货单，系统自动提取该提货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。 如果货物重量大于提货单剩余数量，系统不允许打印磅码单。系