成功会议主持讲解.ppt

成功会议主持 主要内容 为什么要开会 什么是有效的会议 有效会议组织的一般步骤 如何扮演一个成功的会议主持人 什么是会议？ 会议是由若干人参加，他们聚到一 起是为了解决问题或作出决定。 为什么要开会? 发布政策或指令 交流信息或沟通协调 寻求问题解决方案 人员培训指导 任务的布置或传达 业务总结或回顾 会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来 A、固定的部门会议 ①一般每两月一次 B、一对一会议 ②随时 C、处理突发事件的会议 ③按需要 D、全体会议 ④一般每月一次 考虑其他交流方式 电话会议???? 视频会议 电子邮件 其他 会议效率不高的原因及具体表现 无效会议的后遗症 与会人员会抱有消极态度 借故不参加 会议结论无法有效执行 高效会议的八大特征 有效会议组织的一般步骤 会前准备 主持会议 会后跟踪 会前准备 检查会议召开的必要性 确定会议的主题及目的 选择会议的类型 确定会议主持人 会议程序和安排准备 参加者的确定和通知 资料事先备妥，会中或会后分发 电脑幻灯片制作时要注意： 醒目的标题 用足够大的字体 仅包括重要的单词 立意新颖 电脑幻灯片制作时要注意： 文字易读 简明扼要(仅包括重要的单词) 主题突出 注意字体/大小/颜色 避免不必要的装饰 字数不能过多 字句以片语为佳 电脑幻灯片制作时要注意： 图形视觉 线条图/柱形图/圆形图 一览表:表格/组织图/过程图/流程图 地图/图画/照片 会前准备 会议室安排 会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长*宽=4*3） 电源/设备到位 避免干扰声音 通风设备良好、温度适宜 采光好、柔和光线 座位宽敞，高低适中 讲台预留大空间 正确的位置安排 会议室安排 主持会议 营造合适的会议气氛 控制会议主题和时间 安排记录 鼓励参与 寻求反馈 协调与会人的关系 避免冲突或冗长的争论 鼓励及引导会议结果 会后跟踪 会议评估、明确会议决议 撰写会议纪要或决议 发送会议纪要或决议 检查落实情况、确定最后期限 协调有关部门的工作 追踪决议事项之进度 如何扮演一个成功的会议主持人 会议主持人的特质 思维敏捷、清晰 分析概括能力 中立的态度 无偏见的立场 有耐心、善观察 有协调能力 机智灵活 沉着安然 自制力强 善表达 富有幽默感 解决问题的技巧 了解及分析与会者 谁将参加此次会议？ 谁是决策者？其影响力如何？ 做决定的人对情况的了解程度如何？ 做决定的人对目前情况的看法如何？ 是想强化/弱化/改变他的看法？ 评估做决定的人对建议案会有何种反应？ 做决定的人是属于哪种类型的？ 还有谁会参加此次会议？ 他们会有多大程度上会影响到决定的形成？ 会议主持人对自己的了解与分析 自己对会议涉及问题所了解的程度如何？ 自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？ 自己的观点给其他参与者的信服度有多大？ 自己是属于哪一种类型的人？ 自己的观点优势在哪里？有利的一面？ 自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？ 会议主持人紧张心理分析 -固有的胆怯 -缺少自信 -缺少经验 -对会议内容缺乏把握 -担心会议不成功会带来的负面效果 -过于但心与会者的反应 -过度负责感 -语言不熟练 如何缓解你的紧张 如何缓解你的紧张 开场白 使用“开场白”的目的 -营造会议的气氛 -吸引与会者的注意 -提出会议的意图 -引出所谈的话题 开场白 开场白：以什么切入主题（Ice Break) -自我介绍及认识与会者 -说明此次会议的目的及要达到的效果 -说明这个会议对与会者的重要性 -说明这个会议将涉及哪些内容 -说明将如何展开及安排整个会议 -询问与会者所关心的 开场白 开场白：巧妙而独特的方式 -戏剧性的开场白 -询问式的开场白 -笑话/玩笑/游戏式的开场白 -自我介绍 -直截了当式的开场白 掌握议题6个要领 1. 先安排好会议的程序，然后按部就班地进行 2. 了解问题 －当然是了解我们能了解及能解决 的问题 3. 控制及掌握与会者的建议 4. 分析比较要客观，最好要有数据及图形的实 际资料 5. 好的决议应由民主的方式来达成 6. 要保证决议的贯彻与执行 会议主持人的语言表达技巧 演示中的语言特点 -鲜明的目的性 -感人的艺术性 -谐和的综合性 会议主持人的语言表达技巧 语言表达时要注意： -简洁、明了…易于理解 -具亲和力…愿意听,乐于接受 -形象生动…印象深刻,经久不忘 -启发性…思维活跃,富于创造 会议主持人的语言表达技巧 声音的控制 -说话口齿清晰 -音量必须适当 -语速需