应用公文写作培训简化版综述.ppt

应用公文写作知识培训 一、学习目的与意义 应用公文是一种与日常生活联系密切，有固定程序、文字通俗、带有交际性质的实用性公文。在物业服务活动中，应用公文更是得到了广泛的使用，而且发挥着重要的作用。 对于物业服务从业人员来说，准确熟练运用和掌握物业服务应用公文及写作，是一项必须具备的基本技能。 二、公文相关术语 内行文：仅限于独立的组织中传达的公文； 外行文：可在组织外部传达的公文； 前行文：在事情发生前制作的公文； 后行文：在事情发生后制作的公文； 上行文：属内行文，且是向上级报送的公文； 下行文：属内行文，且是向下级发送的公文； 平行文：在各独立组织之间传递的公文。 三、物业服务企业常用公文 物业服务企业属于第三产业，是服务行业。因此，在制作和使用各种公文时，既要符合通用公文的一般格式和特点，又要突出服务的特性。 物业服务企业常用公文包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。 1、物业服务企业常用应用公文的介绍 决定：适用于重要事项或重大行动做出安排。 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 请示：适用于向上级机关请示指示、批准， 一文一事。 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 批复：适用于答复下级单位请示事项。 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。 会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。 （1）通知 当公司在内部要转发上级单位和不相隶属单位的公文、宣布实施某项制度，要求下级单位办理或周知事项、任免人员时，要使用“通知”这个文种。比如：举办歌咏比赛、任命某人为物业服务项目区域经理或中心主任等事项，都要用“通知”。 “通知”是内行文、下行文或前行文，是使用最多的文种之一。 特点 适用范围广：上级机关对下级机关、平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事宜。 文体功能的晓谕性（晓-告诉有关事项，谕-要求遵守执行）。 行文时间性最强。 通告、通报与通知的区别 通告的对象比较广泛，不特别指哪些单位、哪些人；而通知的对象都比较具体。 由于通告的对象是泛指的，所以被通告者的名称可以不写；而通知则必须写接受的单位或个人名称、姓名。 通告一般张贴在公告板上，而通知多在特定范围内传阅，较少张贴。 让对方了解上级指示的精神用通知，欲以具体的典型事例、实际情况来教育有关人员用通报。 通报是上级机关下发下级机关，通知可以在平级机关之间使用。 （2）请示 当下级单位要向上级单位就某一事项请求上级单位（或领导）给予指示或批准时，要使用“请示”。比如，秩序维护部想为秩序维护员宿舍安装空调，就要使用“请示”这个文种。“请示”是上行文或前行文。 注意事项 1、明确受文对象。 1）在确定主送机关时，决不能多头主送。受双重领导的应根据请示事项决定主送一个机关，抄报另一个机关。 2）不同时抄送同级机关和下级机关。 3）不越级 2、请示事项清楚、明白，坚持一事一文。 请示的格式 1、标题：标题严密，说明请示的缘由。 如：《关于请求购买×××的请示》 改为：《关于购买×××的请示》 2、正文 3、结束语为请上级机关给以指示。 报告与请示的不同点 行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关知晓情况，请示则是为请求指示或批准。 性质要求不同。报告属陈述公文，不需要上级回复，请示属请求性公文，需要上级机关批复。 内容含量不同。请示必须坚持“一文一事 ”的原则，而报告则“一文数事 ”皆可。 正文构成不同。请示是由请示原由、事项、要求 三部分构成，报告则是由报告目的、事项、结束语 组成。 （3）函 当物业公司与不相隶属的单位之间商洽工作、咨询和答复问题，向有关部门（派出所、居委会、供电所）、业主委员会或其他单位等联系工作时，要用“函”这个文种。 “函”是外行文或平行文。 写作要求 1、公函写作一定要紧扣题目行文，内容要高度集中，一函一事。 2、公函的语言要简洁明快，叙述说明清楚，特别是在语言表达上十分注重分寸感，对不相隶属的机关要以礼相待，诚恳合作，语气平和委婉。 （4）会议纪要 当公司或公司各单位记载会议情况和议定事项时，或者公司某项目机构与其他有关组织通过会议形式达成有关意见，都要用“会议纪要”。如与业主委员会开会的会议纪要。 1、写作要点 （1）要突出会议的中心和要点，中心突出，脉络分明。