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文书档案管理 一.什么是文书档案 文书档案是指各单位在其工作活动中形成的，已经处理完毕，具有一定保存价值或领导批存的文件材料。 二.文书档案的保管期限及归档范围 （一）文书档案保管期限 文书档案的保管期限通常分为永久、长期（16—50年左右）、短期（15年以下，含15年）三种。 文书档案少的单位，可只分长期和短期两种。 保管期限划定原则： 1.凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史及科学研究等工作具有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。 2.凡是反映本单位一般活动，在相当长时间内对本单位工作有查考价值的文件材料，应列为长期保管。 3.凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。 4.凡是集团普发性的文件，下属各级公司、办事处应列为短期保管。 参照文书档案保管期限表.doc （二）文书档案归档范围： 参照国有企业文件材料归档范围.doc （见教课书第276页） 三、文书档案材料的整理 （一）以“件”为单位进行整理 1.整理原则 遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2.质量要求 （1）归档文件应齐全完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。如：热敏传真件； （2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3.整理方法 归档文件的整理，以件为单位，按分类、装订、排列、加盖档号章、装盒、编目等步骤进行。 （1）分类 A.区分机构：将文件按其形成或承办机构分开。（此项只适用于按文书整理部门整理归档文件的单位） B.区分年度：将文件按其形成年度分开。 C.区分进馆与不进馆：将文件按进馆与不进馆分开。将属于招商局档案馆进馆范围的文件，分为永久和长期保管两大类，送交招商局档案馆。 （2）装订 归档文件材料按件装订，使用的装订材料应有利于档案的保护。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 （3）文件编号 文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页右上端的空白位置加盖档号章，并填写相关内容 档号章式样： 填写方法： 全宗号：档案馆给立档单位全宗编制的代码。 年 度：文件材料的形成年度，以四位阿拉伯数字 标注公元纪年。 保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即” 永久”、“长期”或“短期”。 机 构：本单位各个部门的代码。（为了编号的统一，机构 代码可以用大写的英文字母标注；集中统一整理归档文件的单位，机构代码统一用“X”标注）。 件号：文件的排列顺序号。从“001”开始标注。 *注意事项：编制件号时，同一年度、同一保管期 限、同一 机构的档案，只编一个流水号，件号不得重复 （4）编目 归档文件目录:由件号、文件字号、文件形成日期、责任者、文件题名、文件页数、备注等项组成。 归档文件目录样式： 归档文件目录 填写方法 文号：文件的发文字号。如：招行政字（2006）126号 日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日， 如2006-06-06 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。 文件题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自 拟标题，外加“[]”号。 页数：每一件归档文书材料的页数。文件中有图文的页面 为一页。 备注：注释文书材料需说明的情况。 归档文件目录应装订成册并编制封面，便于档案移交进馆，并以备手工检索。 归档文件目录封面式样： 如右图: 装盒、填写档案盒封面与背脊 a.装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。 b.档案盒封面：填写立档单位全称或规范化简称。如：招商局国际有限公司或招商局国际 c.档案盒背脊：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。 填写备考表： 备考表项目包括盒内档案情说明、整理者、检查人、日期