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档案目录采集、全文格式标准 （征求意见稿） 一、纸质档案 （一）文件级目录数据库结构 文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。 文件级目录数据库结构 序号 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 档案馆代码 DAGDM 字符型 6 2 全宗号 QZH 字符型 3 3 全宗名称 QZMC 字符型 40 4 目录号 MLH 字符型 3 5 年度 ND 字符型 4 6 案卷号 AJH 字符型 4 7 盒号 HH 字符型 4 8 卷内顺序号 JNSXH 字符型 3 9 件号 JH 字符型 3 10 页号 YH 字符型 3 11 页数 YS 字符型 3 12 数据类型 SJLX 字符型 14 13 缩微号* SWH 字符型 30 14 电子文档号* DZWDH 字符型 24 15 题名 TM 字符型 250 16 文件编号* WJBH 字符型 100 17 责任者 ZRZ 字符型 100 18 时间 SJ 字符型 40 19 保管期限 BGQX 字符型 4 20 密级 MJ 字符型 4 21 分类号* FLH 字符型 24 22 档案主题词* DAZTC 字符型 100 23 公文主题词* GWZTC 字符型 100 24 附注* FZ 字符型 100 注：带“*”者为选择著录项目 （二）著录项目细则 1、档案馆代码 根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。 2、全宗名称 全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号 档案馆赋予每个全宗的顺序号 4、目录号 档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、年度 指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。 6、案卷号 一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号 7、盒号 按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。 8、卷内顺序号 案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。 9、件号 按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。同一保管期限内文件不得有重号、空号。 10、页（张）号 档案在案卷内的起始编号。案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。 11、页数 按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。 12、数据类型 档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。 13、缩微号 档案缩微制品的编号。 14、电子文档号 档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。 示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT 15、题名 （1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。 （2）文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。 （3）文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。 16、文件编号 文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录。年度用四位阿拉伯数字标识。 联合发文有多个文件编号的文件，只著录立档单位的文件编号。 17、责任者 对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 （1）团体责任者录入全称或通用简称，同一团体责任者的名称应前后一致。 示例：中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委，不应简称市委。 （2）个人责任者录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。 （3）责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中