研究院技术图纸及文L件发放、回收规定.docVIP

研究院技术图纸及文件发放、回收规定 1目的： 规定本公司技术图纸及文件的发放、回收、修改替换的方法和程序，明确图纸的有关管理规定，对技术图纸及文件等进行有效的控制。 2范围： 使用于本公司内部所有的技术图纸及文件的管理。 3职责 负责公司内部所有技术图纸及文件的发放、回收及更改替换等工作。 4工作程序 4.1技术图纸发放及回收 4.1.1各专业技术人员将整理好的施工图纸及文件按签字流程签字完毕后送研究院综合管理室（电子版提交项目助理录入PDM），由资料员负责登记、复印、盖章（原则上采用电子章）、下发、存档。 4.1.2各专业技术员下午15：30前必须将当日要下发的图纸或文件提交综合管理室，资料员收到图纸或文件后必须及时登记下发，15：30以后送来的图纸若是生产急需的，技术员应提醒资料员特事特办，或先将电子版图纸先发给生产的相关人员。 4.1.3资料员每天定于15：35分开始组织人员派送图纸，确保在下午下班前完成派送任务。 4.1.4公司各部门资料员收到图纸后应及时确认，若有问题应及时反馈，决不允许既不反馈，也不签字的现象发生，原则上应当天签字确认，最晚不能超过次日12：00。 4.1.5 技术图纸及文件发放的份数按原规定执行，由于机构调整、图纸遗失、损坏等原因，提出增补的，需要书面提出申请，说明原因，由所在部门部门长签字，经研究院领长批准后再执行增补，各专业技术员不得擅自发图。 4.1.6 图纸的发放、替换、回收工作由研究院综合管理室负责，公司各部门积极配合。 4.1.7 船舶建造完毕后将技术图纸及文件由公司各部门资料员负责回收。 4.1.8每月30日研究院综合管理室组织人员进行图纸回收，各部门资料员请在当日将回收的图纸或文件移交，并填写《技术图纸及文件回收移交单》。如提交的数量较大，可联系研究院综合管理室协助解决。 4.1.9技术图纸及文件回收流程： 公司各部门 研究院综合管理室 4.2技术图纸及文件的替换 4.2.1研究院专业科室下发同一图纸或文件的第二版及以上版本前，必须先填写技术图纸及文件回收联络单，由科室主管核对、主任审核、院领导批准后方可下发。 4.2.2研究院专业科室填写图纸回收联络单时应注明船号、图号、图名、版本号等相关信息。 4.2.3研究院综合管理室收到专业科室提交要下发替换的技术图纸和文件回收联络单时，应及时做好登记，并于当天将回收联系单下发至相关部门。 4.2.4公司各部门收到图纸回收联络单后，应及时按照联络单上注明的船号、图号、图名等信息将原下发到生产一线的图纸进行回收，二天内必须通知研究院进行以旧换新。 4.2.5研究院综合管理室资料员收到相关部门递交的回收图纸后应及时登记，加盖作废章保存三个月后统一销毁。同时将新版本的图纸转交相关部门资料员。 4.2.6各部门收到图纸回收联络单后，若确认要下发版本的图纸是生产急需的，为了不影响生产，可先到研究院综合管理室填写图纸预领申请单，报研究院领导审批，申请通过后，方可将图纸领走，事后可按申请单上承诺的日期办理相关手续。 4.2.7公司相关部门填写图纸预领申请单时须写明预领的原因，并承诺回收时间，原则上两天内必须完成相关手续的办理，若违约，造成的一切后果由相关部门承担。 4.2.8公司相关部门在图纸及文件回收过程中，存在丢失或不完整的情况时，应在新版本图纸及文件发放记录单中备注栏写明情况，签完确认后予以发放。 4.2.9技术图纸的修改发放与回收流程如下： 研究院 回收联络单 公司相关部门 递交原图，以旧换新 研究院 5 本规定自2015年2月1日起执行。 6本规定最终解释权归研究院综合管理室所有。 7 附录 （1）《技术图纸及文件收发记录表》 （2）《技术图纸及文件回收联络单》 （3）《技术图纸及文件移交单》 附录1 技术图纸及文件收发记录表 部门： 编号： 序号 图号 名称 发放记录 回收记录 份数 签收人 日期 份数 签收人 日期 附录2 技术图纸及文件回收联络单 联系单编号：BST(研究院代号)-ZZ***(图号)-专业室代码+RE（回收代码）+***（回收编号） 签发部门:**室 签发日期： 下发部门: 制造部 总装部-船台 总装部-码头 集配部 质管部 生产管理部 商务部 其