监理资料归档管理办法.doc

业务文件资料归档管理办法 （暂行） 1、 为了加强公司业务档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务，根据建设部颁发的《建设工程监理规范》（GB50319－2000）,《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50308－2001） ，特制定此办法。 2、 本办法适用于公司各监理部承揽的工程监理（包括与其他单位合作监理项目）、项目管理。 监理业务档案的归档内容 3、 监理档案按《建筑工程资料管理规程》要求，分为两类：第一类为监理管理资料；其中包括：监理规划；监理实施细则；监理月报；监理会议纪要（包括专题会议纪要）；监理工作日志；项目监理部制订的管理办法及制度;监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）；获奖证书。 第二类为监理工作记录；其中包括，工程技术文件报审表；施工测量放线报验表；施工进度计划报审表；工程物资进场报验表；工程动工报审表；分包单位资质报审表；分项/分部工程施工报验表；工程复工报审表；月工程进度款报审表；工程变更费用报审表；费用索赔申请表；工程款支付申请表；工程延期申请表；监理通知及回复单；监理抽验记录；不合格项处置记录；工程暂停令；工程延期审批表；费用索赔审批表；工程款支付证书；旁站监理记录；质量事故报告及处理资料；见证取样备案文件；单位工程竣工预验收报验单；竣工移交证书；工程质量评估报告及工作联系单，工程变更单等。 监理档案组卷原则 4、 监理管理资料类，按类型分别组卷的原则。 （1）、综合卷：是由函概整个工程项目全貌的重要文件组成。 其中包括： 项目案卷总目录（必须装订）； 监理招标文件，中标文件；授权委托书； 合同评审、监理合同、协议（必须正本）； 总监任命书（必须原件）； 监理规划，监理实施细则； 项目监理部制订的管理办法及制度； 项目监理人员名单，分工及进场时间表； 监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）； 竣工移交证书； 工程质量评估报告； 获奖证书等； 监理业务手册。 （2）、监理月报 （3）、监理会议纪要（包括专题会议纪要）。 （4）、监理工作日志等。 5、监理工作记录类：是分别以单位工程（具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物）为组卷单位；以主要工程在先，附属工程在后为原则。每个单位工程则按专业或建筑部位形成的资料分别组卷。 档案组卷的要求 6、每个工程项目的组卷排序以综合卷为首卷。 然后按监理管理资料类，监理工作记录类依次排卷。 7、如某项资料未发生时，可不立卷，卷内资料少时相关的文件可进行并卷，并卷后的案卷题名并列；并卷后的资料可采用“分目录”分别登记，并用“卷内目录”登记“分目录”的种类；卷内资料较多时可组多卷。 8、档案盒内以封面、目录、文件资料、备考表为序组卷。 9、卷内文件资料按发生的时间顺序排序。（先发生的放在上面）。 档案组卷质量要求 10、归档资料必须真实反映业务过程中的实际情况，必须完整、准确；案卷力求美观、整洁，如有破损的应裱糊整齐。 11、监理档案应以原件组卷存档，在不能使用原件时，可用复印件，并说明原件的存放处。 12、工程资料应采用打印形式，手工鉴字；鉴字必须用黑色水笔填写，打印纸一律采用70gA4纸。 13、对于国家及北京市重点工程项目，要求采用缩微制品的档案，必须按国家缩微标准进行制作。 14、文件类可不装订。 15、各种表格、资料类必须装订成册，装订时要剔除金属物，需用棉线，在左侧装订。 业务档案的移交 16、监理档案应在工程竣工验收后3个月内整理组卷，由监理部总监工程师审查后送公司工程部审阅并签字，然后向档案室移交，并填写《监理档案交接登记薄》。 档案的保存期限与销毁 17、档案的保存期限。 （1）综合卷长期保存。 （2）监理管理资料及工作记录的保存期为工程竣工后5年。 （3）项目管理资料及工作记录的保存期为项目完成后5年。 （4）咨询、招标代理业务资料保存期为10年。 18、档案的销毁超过保存期的业务档案，经公司总工程师批准后销毁，并保存销毁记录。 监理档案管理用样表 附件1 工 程 监 理 档 案