沟通规划表.ppt

專案名稱 楊名元 博士 清展科技(股)公司 顧問 報告大綱 一、場景 二、專案規劃書 三、討論與結論 一、場景 題目：你是TPMA進口紅酒公司的行銷專案負責人 專案預算：新台幣1000萬元 完成日期：2007年3月31日 品質要求： 1.完成全國性的行銷廣告；並提出「企業品牌標語」 2.提昇2007年度20%以上之營業額 3.其他資料可自行假設 請以專案管理手法，規劃此次的專案活動 二、專案規劃書 專案規劃係專案經理、專案團隊與客戶共同討論，將客戶口述構想轉為書面及具體化之方案，經過多次討論修改並經客戶最後確認後實施。 「綠色環保展專案」的規劃案，所考慮的各種因素詳如圖1所示。 1.目標與範圍 2. 工作分解結構（WBS） 工作分解結構是把專案範圍拆解成比較好進行管理、人員指派和資源估計的活動。 本專案將工作分解結構區分為六個主系統、三十個項目，如圖2所示。 3.組織分解結構（OBS） 專案經理由公司各部門挑選適合之人才。 3.組織分解結構（OBS）(續) 最佳的責任指派，可確保專案活動的準時完成。 本專案採用責任指派矩陣（RAM）按照工作分解結構對應到執行單位或負責人，確保每項工作皆有人員負責。 表1. 責任指派矩陣圖 4 活動定義 活動定義是將WBS最底層的工作包，往下繼續拆解成可以執行的活動，換句話說，活動就是產出每個工作包所必須完成的任務。 5. 活動排序 活動排序是指將所有需要完成的活動，依照彼此執行的關係及時間點上加以排序，有助於團員在正確的時間點執行正確的工作，並且在規劃時間內完成其工作。 本專案以網路圖（network diagram）呈現其活動規劃執行先後順序，如圖4所示。 6 工時估計 工時估計是指依照活動的資源需求和組織資源的可用性，估計所有需要執行的活動的工期。 工時估計的準確與否直接影響專案的總工時，如表3所示。 表3. 工時估計 7. 專案進度 專案進度要呈現有哪些活動、里程碑、活動先後關係、活動工時、完成期限等資訊。 在時程規劃以甘特圖（Gantt chart）來呈現，如表4所示，能清楚顯示每個時間點應該行動及完成的工作項目。 圖中之色塊表示規劃執行時間，數字表示里程碑（Milestone）作為管制查核點，里程碑如表5所示。 表4. 甘特圖 表5. 里程碑 表5. 里程碑(續) 8.一般資源規劃 9. 人力資源規劃 專案所需的人力資源必須和專案的進度密切結合(即適時支援) 。 所需人力資源是經由不同部門借調而來，經過能力及適任度評估後納入專案團隊。 10. 成本估計 成本估計是預估執行所有專案活動所需要的成本。 從每一個活動所需要的資源種類和數量，然後乘上資源的單價及工期，最後加總就得到整個專案的總成本。如表6所示。 表6. 成本估計表 11. 預算規劃 專案預算規劃是依據執行所有WBS項目所需要的成本，編列費用需求的時間點 。 本專案在97年5月9日完成時預算約需119萬8000元。 12. 風險規劃 風險就是影響專案成功的潛在干擾因素，如果在專案規劃階段就找出這些因素，然後擬定處理因應對策，就可以提高專案的達成機率。 12-1.風險規劃-風險清單 12-2.風險規劃-發生機率規劃表 12-3.風險規劃-衝擊大小表 13.採購規劃 採購規劃決定對外採購什麼東西、什麼時候採購、如何採購、以及採購多少等問題。 確認完成活動所需要的資源數目，決定有那些資源是內部可以提供，有那些是需要對外採購的，則透過招標規劃而獲得所需資源。 14.招標規劃 招標規劃係針對需要招標的物品或服務製作成招標文件，以獲得供應商或包商的報價或建議書。本次招標案有以下幾項： 舞台架構 攤位設計與架構 醫療團 保全人員等廠商招標 15. 品質規劃 專案品質不只是注重專案產品的品質，也包含過程品質。 將WBS之工作項目製作成查檢表，執行時一一確認，以提昇專案產品品質。 製作顧客滿意度調查表，以提升過程品質。 利用查檢表與顧客滿意度調查表，經由檢討改進以提升專案團隊的成熟度 表8. 檢查表 表9. 顧客滿意度調查表 16. 溝通規劃 溝通規劃的目的是確認3個W及1個H，包括了WHO「誰」、WHEN「什麼時候」、WHAT「什麼資訊」及HOW「什麼方式」 為了及時、正確及有效率的達到此需求，將WBS每個項目及對應專案關係人的溝通方式，製作成溝通清單。 表10、溝通清單 表10、溝通規劃表(續) 17. 安全規劃 安全規劃是指和專案有關的所有安全事項及預防措施的規劃，目的是創造一個對專案團隊安全的專案執行環境。 著重於展場的安全事項，例如環境因素所造成之受傷、參觀來賓個人身體狀況、意外停電、火災與地震等不可預期的事項，列表整理，並且規劃事件處理程序，避免不必要的傷害發生及第ㄧ時間的搶救。 表11