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做好机关文字工作的几点体会 文字水平是秘书（或参谋）的一个基本素质要求，也是衡量秘书工作的一个标准。不管你是生活在２１世纪，还是将来到了２２世纪，只要是做秘书（或参谋）工作，都有一个文字水平的要求。将来也许不再用笔，而是用键盘；文章的载体也许不是纸张，而是软盘或光盘。但你总得把大脑中的思维，用文字表达出来。如果你是首长秘书，常常要帮助首长起草文件或报告，你就得把首长大脑中所思考的问题用文字表达出来。而且，在这种情况下，还要表达得好，表达得首长满意。所以，文字水平可以说是一个永恒的要求。下面我结合自己的体会，谈几个这方面的问题。 一、关于文章的鲜明性、准确性和生动性。鲜明性是指观点要明确。我们写文章，写简报，或者写请示，写汇报，首先要求观点明确。如果你是向上级写一个请示，或者写一个汇报，你要分析清楚在你汇报的问题上，上级关心的是什么，你得紧紧地围绕他所关心的问题写，而不能想当然。因此，在“鲜明性”问题上也需要煞费苦心，细心推敲才能做好。 准确性，是写文件的一大要素。不管你是写请示，写汇报，写动态，写简报，还是写文章，写报告，情况要反映得准确，观点要提炼得准确，例子要恰如其分。总之，就是要实事求是，非常准确，既不能夸大，也不能缩小。这和写文学作品完全是两码事。文学作品可以夸张，可以想象，但写文件不行。所以写文件一般不用华丽的词藻，而讲究文字的朴实。但这并不是说写文件可以不注重修辞。正好相反，为了准确性，你必须注意修辞，注意用词的准确。所以写文件的人，也得词汇丰富，在丰富的“词汇库”中，搜寻出能最准确表达你的意思的词汇。要不然就往往词不达意。所谓词不达意者，即失去了准确性。 生动性是写文章的更高要求了，特别是写汇报，写情况反映，或写简报，最好有点生动事例，使报告有可读性。例子一定要非常恰当，切忌牵强附会。不恰当的例子不仅不会给文章增色，其效果甚至适得其反。有时为了说明问题，也可以打个比方。钱学森同志在讲智能机对人类杜会的影响时，打了一个比方，说没有一点智能的计算机对今天的人类社会都产生了这么重大的影响，如果我们让计算机再具有一点智能的话，其影响便可想而知了。可见，一个恰当的比喻，往往胜过千言万语，将你要表达的意思蕴含在不言之中，令人回味无穷。因此，一份好的总结，好的汇报，绝不只是枯燥无味的数字，陈词滥调的“八股”，而应该是观点明确，文字流畅，语言生动，文风朴实的好文章。这样的文章当然是有可读性的。毛主席说，好文章能帮助消化，那自然是百读不厌的。当然，不好的文章就可能使人倒胃口。 二、关于逻辑性问题。写文章是表达思维的，思维就要讲究逻辑，而不能是一团乱麻。起草文件，尤其要注意条理清晰，逻辑性强。一条一条地论述，条条紧扣，最后自然就形成结论。所以先写什么，后写什么，这是很有讲究的，要符合人的思维逻辑。 有了明确的目标，你再看看自己手头有些什么素材，把素材分分类，同一类素材放在一个段落里，说明一个问题。各段之间有什么关系？谁是前因？谁是后果？理顺了它们之间的关系，就可以把段落排排队，到这时，各段的先后次序就基本上形成了，你可以按此拟一个提纲。这个提纲是否可行？你得再看看各个段落的意思与文章主题的关系，谁者疏，谁者密，据此检查你的排序是否恰当。如果这些工作都做好了，整个文章的逻辑性也就出来了，便可以按提纲作文章了。 但是，文章的逻辑性是通过文字表达出来的。一般来说，前后文字要有呼应。或者说，前面设下伏笔，后面画龙点睛。段与段之间要有衔接，前一段的结尾要为后一段的开头做好准备，作好铺垫；而后一段的开头要能承上启下。这样整个文章就是一个有机整体了。这种联系的灵魂是什么？就是文章的逻辑性。所以逻辑性并不是说在嘴上，写在纸上的，而是蕴含在文章内容之中的。我不知道大家是不是认真读过江总书记１９９８年７月１７日在学习邓小平理论工作会议上的讲话，那实在是一篇极好的政论性文章。整篇文章观点明确，逻辑严密。且尤以逻辑严密而见长，这才是政论性文章应具备的特点。即便从文字写作上看，也是值得认真阅读，好好学习的。 三、写文件要开门见山，一开始就点出主题，说明你要汇报的事项，或请示的问题是什么。开门见山，这是写文件和写别的文章的一个很大的区别。写别的文章可以是直叙，也可以是倒叙，那要看你的需要和表现手法。写侦探小说绝不能把结论写在前面，这是大家都知道的。但写文件一定要开门见山，吹糠见米，却不是每个参谋、秘书都懂得的，在机关我们就常常遇到这种情况。当然，开门见山也不能太生硬，如果你能“开”得巧，“开”得艺术，那就更好了。像江总书记１９９８年在西伯利亚科学城的讲话，第一句就是：“久闻西伯利亚有座科学城。百闻不如一见，你们的科学实力和研究气氛，给我留下了深刻印象”。你看这个头开得多好！所以第一句话就引起热