采购管理操手册.doc

M05K3采购管理操作手册 文档作者: 创建日期: 1月4日2008年 控制编码: PHOTOP_PUR_MD070_01 文档版本: 1.0 审核： 拷贝数 _____ 目录 1.文档控制 4 1.1.更改记录 4 1.2.审阅 4 1.3.分发人员 4 2.K3采购管理的有关概念 5 2.1.基本功能 5 2.1.1.采购模块主要功能和应用： 5 3.采购模块的总体流程 6 4.采购申请处理流程 7 4.1.手工录入生成采购申请单 7 4.1.1.概述 7 4.1.2.要点 7 4.1.3.手工录入采购申请单的流程图： 8 4.1.4.具体操作步骤： 9 5.采购订单处理流程 12 5.1.通过关联采购申请单生成采购订单 12 5.1.1.概述 12 5.1.2.要点 12 5.1.3.通过关联采购申请单生成采购订单流程图： 13 5.1.4.具体操作步骤： 14 6.采购收货处理流程 17 6.1.通过关联采购订单生成收料通知单 17 6.1.1.概述 17 6.1.2.要点 17 6.1.3.通过关联采购订单生成收货通知单的流程图： 18 6.1.4.具体操作步骤： 20 7.采购退货处理流程 23 7.1.通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单 23 7.1.1.概述 23 7.1.2.要点 23 7.1.3.通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单的流程图： 24 7.1.4.具体操作步骤： 25 8.采购结算处理流程 28 8.1.通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票 28 8.1.1.概述 28 8.1.2.要点 28 8.1.3.通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票的流程图： 29 8.1.4.具体操作步骤： 30 1.文档控制 1.1.更改记录 日期 作者 版本 更改参考 1.2.审阅 姓名 职位 1.3.分发人员 编码. 姓名 地点或位置 2.K3采购管理的有关概念 采购管理：是物料在企业内流动的起点，是从计划、销售等系统和本系统获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单、采购货物，传递给需求系统。 采购管理的基本内容包括：采购申请处理、采购订单处理、采购收货处理、采购退货处理、采购结算处理，此外还包括供应商供应信息管理、物料对应管理等内容。 采购管理模块作为K3工业供需链系统中一个重要部分，其在K3工业供需链系统的整体结构中的位置如下(图1.1)所示： 图1.1 2.1.基本功能 2.1.1.采购模块主要功能和应用： 采购管理系统实现业务单据的处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、物料对应管理、质量检验管理等功能综合运用，对采购全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 系统与工业供需链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，提供发票管理、合同管理、库存管理、虚仓管理、批次管理、保质期管理、集团分销中的分支机构购货管理、购货成本核算、进货赠品管理等等。 与其他系统紧密配合，促进金蝶K/3的整体功能水平的提高和逐步提升软件扩展态势的合理化。 采购管理系统具有工业供需链的大部分公用的优秀功能，包括业务流程自定义、常用计量单位管理、多级审核设置、下推式单据关联、业务资料全面连查、单据复制功能等等，为企业提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。 设计系统业务流程的自定义功能和作为工作流基础的多级审核管理，使金蝶K/3系统完成自定义基础资料→自定义业务数据引入引出→自定义单据输入→自定义单据输出→自定义报表→自定义业务查询→自定义系统流程→自定义工作流的全面用户自定义管理，实现了系统自我发展的良好品性。 3.采购模块的总体流程 4.采购申请处理流程 4.1.手工录入生成采购申请单 4.1.1.概述 采购申请单是采购部门根据计划部门的主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向上级业务主管或部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。 一般情况下，申请部门根据具体需要物料的情况进行采购申请，经上级业务审核后执行。 4.1.2.要点 纳入K3系统的所有采购均需录入采购申请单，且统一为二级审核，即申请部门主管、事业部总经理。原超过二级审核的采购申请，由归口管理部门统一录入采购申请，物料：计划部、IT设备：IT部、其他设备