单元一常用公务文书.ppt

企业秘书写作 主讲教师：黄巨龙 单元一 常用公务文书 项目1 制作公务文书格式 任务1—2 制作公文信函格式 和纪要格式 知识目标 　　 1.了解党政机关公文信函格式与纪要格式的知识。 　　 2.理解党政机关公文信函格式与纪要格式的要素及要求。 　　 3.掌握公文文件格式与信函格式的区别。 　　 4.掌握公文文件格式与纪要格式的区别。 技能目标 1.掌握公文信函格式与纪要格式的制作技巧。 2.根据给定材料，制作公文信函格式与纪要格式。 一、项目任务导入 【背景材料A】 　　 1.广东XX环境工程总公司为了推介“美家—12系列新产品”，提高该系列产品的知名度，董事会决定，于2015年10月8日上午9:30—11：30在广州中华广场举行“美家—12系列新产品发布会”, 该公司发函邀请广东电视台领导出席开幕式，恳请广东电视台派新闻记者报道开幕式的情况。 2.广东电视台于2015年9月28日收到广东XX环境工程总公司的函，经该台办公会议研究，拟派副台长XXX（假设姓名）出席开幕式，并派XXX（假设姓名）等3名新闻记者对“美家—12系列新产品发布会”开幕式的情况进行现场报道。 3.根据上述材料，请代广东XX环境工程总公司拟写一篇公文（函）给广东电视台，成文日期与印发日期均为2015年9月28日；请代广东电视台拟写一篇公文（复函）给广东XX环境工程总公司，成文日期与印发日期均为2015年9月29日。 【背景材料B】 1.广州XX护肤品总公司于2015年9月18日上午8:30至11:30在总公司办公楼三楼会议室召开“关于开发西部护肤品市场的研讨会”，总经理刘XX主持会议，总公司全体领导、各分公司和总公司直属各部门负责人参加了会议。 2.会议听取了副总经理邓XX《关于开发西部护肤品市场的可行性报告》、市场部部长王XX《关于开发西部护肤品市场的方案》的说明，与会人员对以上两个文件和开发西部护肤品市场的优势、困难和前景等进行了认真地分析和深入的讨论。 3.会议认为，开发西部护肤品市场可行，前景乐观。 4.与会人员一致认为，《关于开发西部护肤品市场的方案》基本可行，有待于进一步完善。 5.会议决定，由市场部部长王XX负责收集整理员工的意见，修改《关于开发西部护肤品市场的方案》。 6.会议强调，各分公司和总公司直属各部门负责人会后，要及时传达此次会议的精神，发动本单位的员工，认真学习和讨论《关于开发西部护肤品市场的方案》，收集员工的意见，汇总给市场部部长王XX。　　 　 7.会议希望，公司全体员工，群策群力，开拓创新，为公司成功开发西部护肤品市场做出贡献。 8.出席会议人员有总经理刘XX、副总经理邓XX、副总经理曾XX，市场部部长王XX，财务总监肖XX，行政总监郑XX，总公司办公室主任刘XX，各分公司和总公司直属其他部门负责人。 9.总公司要求办公室主任就“关于开发西部护肤品市场的研讨会”情况撰写一篇会议纪要，并印发给总公司领导、各分公司和总公司直属各部门。　 10.总公司领导有总经理、副总经理、财务总监、行政总监。 11.发文机关为：广州XX护肤品总公司。 12.印发机关为：广州XX护肤品总公司办公室。 13.成文日期为：2015年9月18日；印发日期为：2015年9月20日。 二、必备知识点拨 　 （一）公文信函格式概述 　　信函格式是公文的特定格式。信函格式的具体情况简述如下： 　　1. 公文信函格式的组成 　　信函格式由版头、主体和版记等三部分组成。 　　 2. 公文信函格式各部分的组成要素 　　 （1）信函格式版头一般由发文机关标志、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号和两条红色双线等组成。 　　 （2）信函格式主体的格式要素一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附件等组成。 　　 （3）信函格式版记的格式要素只有抄送机关。新《标准》规定，版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。 　　 3. 信函格式与上行文文件格式的不同点 　　 （1）版头要素不同。信函格式版头要素没有签发人一项。 　　 （2）发文机关标志不同。 　　 新《标准》规定，信函格式发文机关标志写发文机关全称或者规范化简称，没有“文件”二字，居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。