修理费管理业务流程.docVIP

3.1修理费用管理业务流程 2008年 B 3.1－ PAGE 6 3.1修理费用管理业务流程 一、 业务目标 1 经营目标 1.1 合理使用修理费用，保证实物资产的安全稳定运行。 2 财务目标 2.1 正确核算修理费用，确保其真实、完整、准确。 3 合规目标 3.1 符合国家有关法律、法规以及股份公司内部规章制度。 二、 业务风险 1 经营风险 1.1 修理不当或过剩导致修理费浪费。 1.2 失修导致设备隐患。 1.3 设备更新费用不落实，造成修理费增加。 1.4 未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务的条款所导致的风险。 2 财务风险 2.1 修理费用提前或推迟入账，未按股份公司内部会计制度及有关成本费用核算管理办法等规定进行核算，影响费用的真实性。 2.2 没有正确划分资本性支出和收益性支出，影响费用核算的准确性。 3 合规风险 3.1 违反国家有关法律、法规以及股份公司内部规章制度，受到处罚。 三、 业务流程步骤与控制点 1 编制修理计划和材料需求计划 1.1 固定资产使用单位及管理部门建立分级共享的资产运行情况、管理档案，作为制定修理计划的依据。固定资产使用单位及管理部门负责人审阅资产运行情况、管理档案。 【非ERP】固定资产使用单位据此编制修理计划及材料需求计划。 【ERP】固定资产使用单位在ERP系统中创建通知单，记录设备的故障信息，同时在生成工单中编制修理计划及材料需求计划，固定资产管理单位审核维修工单并批准下达。 1.2 各级固定资产使用单位实时检查资产的使用情况，做出资产使用情况检查报告，经其部门负责人审批后确定是否对修理计划进行修订。【ERP】启用设备管理模块的企业的修理费要全部纳入工单管理。 2 审核下发修理计划和费用预算 2.1 分（子）公司固定资产实物管理部门按照权限审核固定资产使用单位上报的修理计划、材料需求计划。年度固定资产大修理计划和月度修理计划报分管副经理审批。 2.2 分（子）公司固定资产实物管理部门根据修理计划编制修理费预算，并经同级财务部门审核。月度修理费预算报总会计师（或分管副经理）审批；年度修理费预算经分（子）公司经理审批后报主管事业部按规定权限审批。【ERP】财务部门根据批准的修理费用预算在ERP系统中进行承诺项目维护并下达，固定资产实物管理部门根据批准的维修计划在ERP系统中维护工单。 3 组织实施修理计划 3.1 分（子）公司修理项目应进行分类，明确采取招投标方式的项目。各级固定资产实物管理部门应对施工单位建立管理档案，并审核其资质和资信。【ERP】维修计划人员在ERP工单工序中维护服务供应商和服务计划价格。 3.2 分（子）公司按照经法律事务部审核的修理合同标准文本和规定权限签订合同。对于需要招投标的项目，各级固定资产使用单位及实物管理部门会同财务、审计、法律事务等部门审阅招、投标书。【ERP】维修计划人员在ERP系统中维护创建服务采购订单。 3.3 修理项目需要确定施工方案的，各级固定资产实物管理部门组织审查确认后由施工单位实施。 4 确认修理质量及工程量 4.1 修理工作完工后，由施工单位出具交工验收报告，并经同级固定资产使用单位和固定资产实物管理部门责任人审批；固定资产使用单位及固定资产实物管理部门对结算书的工程量进行审核和复核。分（子）公司有关管理部门审核工程结算书、核销计划，审计部门对工程项目的合规性进行抽查或专项审计。【ERP】维修计划人员根据审核后的决算单据在ERP系统中收货过账并对工单进行技术完结。财务部门月末对工单进行结转。 4.2 财务部门按合同约定扣取一定的质量保证金。 4.3 固定资产使用单位及实物管理部门及时将交工验收报告等资料归入资产管理档案。 5 修理费用确认与核算 5.1 各级固定资产实物管理部门在审批修理费用时要根据项目性质划分费用归属。按照股份公司修理费用列支范围暂行规定划分资本性支出和收益性支出、日常消耗材料和修理费消耗。 5.2 【非ERP】各级财务部门根据审定后的工程结算书或其他报销原始单据，结合修理费用预算，审核后进行账务处理。会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 【ERP】各级财务部门对审定后的工程结算书、维修服务合同和发票复核无误后，在ERP系统中进行发票校验。会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 5.3 年末对已发生但未收到发票的修理费用，各级固定资产使用单位及管理部门应根据实际发生的工作进度，结合修理计划、费用预算、工程预算书等向财务部门提供入账依据， 【非ERP】经财务部门负责人审核后暂估入账。 【ERP】经财务部门负责人审核后在系统中对工单进行收货确认暂估入账???