第1章 办自动化.doc

第1章 办公自动化 1.1 办公自动化概述 众所周知，传统的办公模式以纸为主，且需靠人力实现传送。近几十年来，信息技术飞速发展，信息革命不断冲击，传统办公模式远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。实现办公自动化逐步得到了人们的重视与认可。办公自动化的目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果。 任务一 什么是办公自动化 办公自动化(Office Automation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。目前较具权威性的定义有两个： （1）季斯曼定义----美国麻省理工学院M.C.季斯曼 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。 （2）我国专家的定义 办公自动化利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。 个人办公自动化： 多指个人办公的计算机应用技术，包括文字处理、数据处理、报表处理以及语音处理、图形图像处理等多媒体技术。 群体办公自动化： 它是支持群体间动态办公的综合网络协同办公自动化系统，用于多单位协同工作中。 任务二 办公自动化的特点 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积极的影响。它的主要特点如下： （1）办公自动化是当前国际上飞速发展的，涉及文秘、行政管理等多种学科并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。 办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。可以说它是以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务的一门新型综合性学科，是一个信息化社会的时代产物。 （2）办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人”起决定因素。它是信息加工的设计者、指导者和成果享用者；而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段；信息则是办公自动化中被加工的对象。一个典型的办公自动化系统包括了信息的采集、加工、传递和保存四个基本环节。简而言之，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。 （3）办公自动化将包括文字、数据、语言、图像等在内的办公信息实现一体处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有综合处理信息的功能。 （4）办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。 任务三 办公自动化的功能 （1）文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务 （2）草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务 （3）文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务 （4）会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务 1.2　办公自动化的发展 任务一 办公自动化的现状 20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。 （1）国外办公自动化系统的发展 20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。 美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段： ①单机设备阶段(1975年前) ②局域网阶段(1975—1982年) ③—体化阶段(1983—1990年) ④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后) 日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。 （2）我国办公自动化系统的发展 我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段： ①启蒙与准备阶段(1981—1985年) ②初见成效阶段(1986—1990年) ③稳步发展阶段(1992年以后) 任务二 办公自动化的未来 在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势： （1）小型化 早期的计算机是一个庞大的系统。今天的高性能微机，其各项性能指标已经大大超过了早些年的小型机甚至大型机，而且不必加特殊防护装置（如机房）。光、磁存储技术的发展，使大规模数据存储成为可能，也使