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采购成本费用控制 4．1 订购成本 4．1．1 采购询价控制流程 部门 步骤 主管副总 价格评审与实施采购 收集 并分析 供应商报价 价格 商谈， 选择 候选 供应商 比价， 洽谈， 选择 供应商 采购部经理 收集供应商基本报价信息 审核 价格审议 采购专员 供应商 财务部经理 询价 提供资料 报价 汇总、分析供应商报价 与供应商进一步商谈价格 上报初步询价结果，确定候选供应商名单 进一步洽谈 比较、评估供应商 选择最佳 供应商 审核 洽谈价格 洽谈价格、条件 提交《采购报告》 实施采购 通过 未通过 未通过 未通过 4．1．2 订购成本控制方案 方案名称订购成本控制方案受控状态编 号执行部门监督部门考证部门一、目的 为加强对订购成本的控制，降低采购成本，提高公司的经济效益，???制定本方案。 二、相关定义 订购成本是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用，包括办公费、差旅费、电话费和邮资等。具体地说，订购成本相关费用如表4-1所示。 表4-1 订购成本费用一览表 订购成本分类相关活动内容固定成本采购部日常工作运转采购部的基本支出变 动 成 本请购手续成本1．编制并提出采购申请 2．审批采购申请1．请购人工费用 2．请购日常用品费用 3．主管及有关部门的审查费用采购执行成本1．调查并选择合适的供应商 2．填写并发出《采购单》 3．填写并核对《收货单》1．估价、询价、比价、议价费用 2．执行采购费用 3．通信联络费用进货验收成本检查验收采购物品1．检验人工费用 2．检验交通费用 3．检验仪器仪表费用入库成本物品卸载、搬运与入库物品搬运所花费的成本其他成本会计入账支付款项等活动会计入账支付等所花费的成本备 注三、职责分工 （一）采购部职责 1．采购部经理的职责 （1）审批采购申请。 （2）确定供应商。 （3）签订《采购合同》。 （4）监督采购过程。 2．采购专员的职责 （1）负责采购工作。 （2）负责询价、议价。 （3）执行采购合同。 （4）领取相关差旅费、通信费等采购费用。 （二）财务部职责 1．财务部经理的职责 （1）审核采购申请。 （2）审查采购价格与《采购合同》。 （3）按合同审批物品采购款项。 （4）审批采购专员的费用报销申请。 2．成本会计的职责 成本会计负责订购成本的核算工作。 3．出纳的职责 （1）支付供应商采购款项。 （2）发放采购专员的报销费用（差旅费、通信费等）。 （三）物流部职责 物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。 （四）质量管理部职责 质量管理部负责采购物品的质检工作。 （五）仓储部职责 仓储部仓库管理员负责物品的入库存储工作。 四、控制措施 （一）请购过程控制 为降低请购过程中发生的成本与费用，公司需明确制定请购的审批权限，优化请购流程，降低人工费用和手续费用。 1．请购授权审批控制 公司应建立请购授权审批制度，明确审批人对采购作业的授权批准方式、权限、程序和责任等。公司具体的请购审批权限规定如表4-2所示。 表4-2 请购授权审批权限一览表 采购项目采购金额 （元）请购程序申请人初核人复核人核准人计划内采购0～10 000采购专员采购部经理财务部经理财务部经理10 000以上采购专员采购部经理财务部经理主管副总计划外采购全部采购专员采购部经理财务部经理主管副总备注2．建立明确、合理的请购审批流程 （1）生产或使用部门根据生产计划及工作需求向仓储部门发送《物品需求单》，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。 （2）仓储部根据物品需求情况和仓库存货情况，填具存货量，汇总物品需求信息，将《物品需求单》传递给采购部。 （3）采购专员收到仓储部送来的《物品需求单》后，填制《采购申请表》，该表一式四联，一联采购部留存，二联返还使用部门，三联返还仓储部，四联送财务部审核。《采购申请表》内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定《采购预算表》，报采购部经理审批。 （4）采购部经理收到《采购申请表》和《采购预算表》表后，审核采购是否在计划内，若符合计划，则审批签字后由采购专员转交财务部审查，否则报公司主管副总审批。 （5）财务部审查《采购申请表》和《采购预算表》，检查是否在预算内，若在预算内，则由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，若在预算外，则报公司副总审批。 （6）计划内采购金额大于1万元的采购项目与任何金额的计划外采购项目均需经主管副总审批签字后方可办理采购业务。 （7）重要物品的请购应当经过使用部门、技术部门和采购部门等相关