第3章秘书的日常事务工作(第3版)综述.ppt

第三章 秘书的日常事务工作 ;第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　印信与保密工作 ;电子教案模版配色（1）; 一、办公环境的管理;引入案例;第一节 办公环境的管理; ;案例;办公环境;图3-1　某公司秘书与领导办公室平面示意图 ;图3-2　某公司接待室平面示意图;《手忙脚乱的秘书小张》 　　　　　　　　　;　　　记录完毕，小张把这张纸压到了主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几圈，真是够辛苦的。 ;第一节 办公环境的管理;; 办公桌折射你的职场个性;;;;;;;;;;;;;;第一节 办公环境的管理;工作情景描述;管理领导办公区域;给上司削好铅笔，准备好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排向朝手这边，以提高工作效率。 上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。 上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 确认纸篓里没有堆放的垃圾。 对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理。;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;;;第一节 办公环境的管理;一　领导日程安排;一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。;二、编制领导日程表的原则 1．注重实效，不搞形式主义 2．注意张弛有度，劳逸结合 3．要留有充分的机动时间 4．要充分尊重领导本人的意见 5．要注意保守机密 ;日程表;三、编制日程表的方法 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。 ;第二节 安排领导日程;二、日程表的编制 （二）月工作日程表 　月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 　周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 　每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体;某县长3月份工作日程安排;总经理一周工作日程（11月9－15日）;时 间 地 点 活动内容 备 注 09：00 办公室 工作人员会议日程 09：30 会议室 会议开始进行 带A文件 10：30 办公室 会议结束，整理信函 10：45 办公室 信函分类处理，文件经理签字 11：00 办公室 打字机维修工维修打字机 11：30 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生 12：00 银行 汇款：人民币、美元 14：30 办公室 工作人员会议记录 15：00 区邮政局 邮寄公司信函 17：00 大森林酒店 18：00开始的招待会，提醒总经理;编制日程表注意事项;在以下这些时候不要为上司安排约会： （1）上司快要下班的时候。 （2）上司出差刚回来。 （3）节假日过后上司刚刚上班。 （4）上司连续召开重要会议或活动。 （5）上司的身体状况不是太好的时候。 （6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。 ;【知识应用】 总经理王长春下午２点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午４点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，５点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午３点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？;【案例思考】 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在？我已在××酒店等了你们经理１０分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电话挂断。