模块五、文书处理与档案管理-新乡学院精品课程建设网.ppt

新乡学院精品课程 文学院秘书学教研室 秘 书 实 务 模块五 文书处理与档案管理 项目一 收发文处理 掌握收文处理的程序。 掌握发文处理的程序。 项目二 档案管理 【知识目标】  掌握全宗的概念。 掌握文件级档案整理方法的流程。 【能力目标】 能够进行全宗的确认与分类。 能够按照文件级整理方法的要求整理档案。 文件整理方法 案卷级整理方法 文件级整理方法 2000年12月6日，国家档案局发布了《归档文件整理规则》，该《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手中操作。 从2001年开始，档案整理不再以“案卷”级来整理了，即取消案卷，直接采取“文件级”整理。 1、全 宗 （1）全宗概念及含义 ①全宗定义 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 ②全宗的含义 A.全宗是一个有机联系的整体，具有不可分割性。一个机关全部档案是不可分割的整体，应该向一个档案馆移交。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 B.全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。 C.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的，具有相对稳定性。全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。 （2） 全宗的构成条件 ①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； ②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； ③设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。 （3）人物全宗 人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点： ①不得收入官方档案原件 ②一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 人物全宗的收集问题：因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗 。 2、归档文件的整理单位与装订 （1）归档文件的整理单位 “件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。 （2）文件的修整 文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 ——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。 （3）文件的装订 ①排放：归档文件应按“件”装订。“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。 ②对齐 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 一般采用左侧装订，应将左、下侧对齐。 ③装订方式 A.总的要求： a符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 b选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 a线装式：这是目前采用最多的方法，除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外，其他文件都是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边。 优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。 缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订。 B.几种常见的装订方法 b 粘接式 使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件。 优点：这种方法成本比较较低。 缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，拆除很不方便，极易撕坏纸张。 采用热熔胶封装，使用成本高不易推广。 C 变形材料 目前变形材料装订主要是两种： 一种是用塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料。 另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。 小结 现有的装订方式和用品各有利弊，在实际操作中，可以把几种装订方式和用品配合起来使用。其中线装是要