总收文作业-国立交通大学公文管理系统.doc

國立交通大學 公文管理系統 收文人員操作手冊 V 1.1 英福達科技股份有限公司 編印 中華民國九十九年六月 目 錄 1 收文人員作業 2 1.1 收文作業 2 1.1.1 電子收文作業 2 1.1.2 紙本收文作業 4 1.1.3 密件收文作業 4 1.2 來文修改 6 1.3 分文作業 7 1.4 分文請示 9 1.5 銷號作業 10 收文人員作業 收文作業 電子收文作業 來文清單：列出該單位所有電子來文，在來文清單點選序號欄位的號”，即可顯示來文影像內容。 操作步驟： 點選電子收文按鈕後，會出現電子收文登記畫面。 點選公文序號查看該來文是否為您單位收文。 備註：若要刪除來文(可能因重複來文的情形)，請點選刪除按鈕並輸入刪除原因即可。 勾選該筆公文核取方塊再按收文按鈕，系統會帶出電子收文登記畫面。 4.這時可在收文登記畫面調整相關資訊，最後請按收文登記便會取得文號。  紙本收文作業 操作步驟： 點選紙本收文按鈕後，會出現紙本收文登記資訊。 將紙本資訊輸入應對欄位；如有附件請於附件資訊輸入相關資料，點選瀏覽按鈕。 點選收文登記按鈕，系統會提示「取得收文號XXXXXXXXXX成功」訊息，即動作完成。 密件收文作業 操作步驟： 請先點選上方工具列之『紙本收文』按鈕。 在進入『紙本收文登記』作業後請開始登錄相關公文資訊(例如來文機關、來文字號…等資訊)。 在『機密等級』的部份請選擇“密”等以上。 在『解密條件』的部份可點選『選取』挑選所需的資訊。 按下『收文登記』按鈕，系統即會給予一公文文號。 公文即會顯示於[待處理公文]夾中，您即可將公文勾選(()後點選分文送至承辦單位。 來文修改 當已經執行收文登記的公文，如果需要修改來文大綱等相關資訊，此公文必須在收文人員的待處理公文夾中，而且處理狀態必須為總收文待分文。 操作步驟： 請先在待處理資料夾中點選需要修改的公文，並且處理狀態為總收文待分文。 點選公文文號開啟簽核畫面後，請先點選來文。 當右方畫面切換至來文，可直接修改相關資訊。 修改完畢請點選修改儲存即完成。 分文作業 當收文人員做紙本或電子收文登記後放置於待處理公文資料夾，再由分文人員依公文內容指定承辦單位。 操作步驟： 點選待處理公文後勾選要分文的公文後，點選分文按鈕，系統會跳出選擇單位視窗，再用下拉式選單選定承辦單位。 當單位選擇完畢後按確定按鈕即可分文至該單位登記桌去承辦公文。 備註：在左方權限資料夾中已送未收，可把對方尚未簽收的公文抽回重分。  分文請示 當收文人員做紙本或電子收文登記後放置於待處理公文資料夾，無法確定應分由哪個單位辦理時，可請示主管，由主管裁定辦理單位。 操作步驟： 點選待處理公文後勾選要分文的公文，點選分文請示按鈕。 在確認視窗中，點選確認按鈕。 該公文即送至主管處，由主管裁定承辦人員。 銷號作業 操作步驟： 勾選要銷號的公文後，點選銷號按鈕後，系統會提示「是否確認要銷號」訊息，此時按下YES按鈕。 系統會開啟銷號理由視窗，輸入銷號理由後，按確定按鈕即可銷號。 備註：該銷號理由會記錄於資料庫中。 國立交通大學線上簽核系統(新版) 總收文 10 來文清單 系統會自動帶入來文資訊，再此可做修改 接著勾選核取方塊，並在跳出的功能按鈕點選收文 請先點選號查看是否是您單位的來文 請先點選來文 在此可直接修改來文大綱等資訊 請先在待處理公文夾中點選須修改公文，並且處理狀態為總收文待分文 如有附件會顯示在附件資訊區 按收文登記系統會自動取得文號 按下後會出現下方畫面