岳阳职业技术学院办公自动化系统操作手册.doc

岳阳职业技术学院办公自动化系统操作手册 第1章 日常办公 日常办公涉及到发文(决定/通知/请示/报告/通报/批复/公函)、收文等的处理(可实现流程自定义、文档流痕、电子签章、电子签名、工作自动提醒(含在线消息、手机短信)等)；包括拟办工作、待办工作、在办工作、已转发工作、委托办理、已办工作、批量归档等。 单击主控菜单项“日常办公”，即可展开相应菜单(图1-1)。 图1-1 单击某一菜单项，即可加载相应页面。 双击选定需要修改的记录，修改有关信息之后，单击“保存”按钮，即可完成修改； 双击选定需要删除的记录，单击“删除”按钮，即可删除记录。 1.1 拟办工作 单击菜单项“日常办公→拟办工作”，即可加载相应页面。 用于根据工作流程的使用权限选择相应的流程发起一项工作。 单击“新增”按钮，在弹出的“选择工作流程”对话框中选定某一流程，单击“确定”按钮，即可切换到相应窗体(图1-2)。 图1-2 (1) 录入相关字段。 (2) 单击“添加”链接，在弹出的“添加附件”窗体中，单击“浏览…”按钮。 (3) 在弹出的“选择文件”窗体中，选择某一文件，单击“打开”按钮。 (4) 在“添加附件”窗体中，单击“上传”按钮上传相应文件；单击“完成”按钮即可。 (5) 在附件列表中选定某一附件，单击“删除”按钮，即可删除相应附件。 (6) 单击“编辑正文”按钮，在弹出的“编辑正文”窗体中编辑正文；单击“保存到网络”菜单保存正文；提示保存成功后会自动关闭该窗口。 (7) 单击“流程说明”按钮，即可查看相应工作流程说明；单击“环节描述”按钮，即可查看当前拟办工作的环节描述。 (8) 单击“保存”按钮，即可保存拟办工作。 (9) 单击“提交”按钮，即可完成当前拟办工作。 注：使用编辑正文必须电脑安装有OFFICE，第一次使用系统会提示下载OFFICE控件，目前IE8浏览器安全设置过高无法下载控件，随意打开一个IE，“工具—Internet选项—安全—自定义级别”做如下设置 如有需处理的工作，当登陆系统后会有相关提醒如下图，可以直接点击待办工作进行处理。 1.2 待办工作 单击菜单项“日常办公→待办工作”，即可加载相应页面。 用于查看、签收、退回他人发来的工作。 文件签收后会自动到待办工作中 (1) 选定某一待办工作，单击“处理”按钮，即可弹出相应窗体。 (2) 单击“浏览正文”按钮，即可浏览正文；单击“流转历史”按钮，即可查看相应工作流转历史；单击“流程说明”按钮，即可查看相应工作流程说明；单击“环节描述”按钮，即可查看当前待办工作的环节描述；单击“流程图”按钮，即可查看当前相应工作流转图形化，黄色为当前环节。如图： (4) 单击“退回”按钮，在弹出的相应窗体中填写退回原因，单击“确定”按钮，即可退回到上一环节。 (5) 单击“签收”按钮，受理当前待办工作。 (6) 单击“编辑正文”按钮，在弹出的“编辑正文”窗体中编辑正文；单击“保存到网络”菜单保存正文；会自动关闭窗体。 (7) 单击“意见”按钮，在弹出的相应窗体中填写处理意见，单击“确定”按钮即可。 (8) 单击“保存”按钮，即可保存待办工作。 (9) 单击“提交”按钮，即可完成当前待办工作。 1.3 在办工作 单击菜单项“日常办公→在办工作”，即可加载相应页面。 用于对于已签收的工作，根据工作流程中相应环节定义的方式与权限进行办理。 (1) 双击选定某一在办工作，单击“修改”按钮，即可弹出相应窗体。 (2) 单击“浏览正文”按钮，即可浏览正文；单击“流转历史”按钮，即可查看相应工作流转历史；单击“流程说明”按钮，即可查看相应工作流程说明；单击“环节描述”按钮，即可查看当前在办工作的环节描述。 (3) 单击“编辑正文”按钮，在弹出的“编辑正文”窗体中编辑正文；单击“保存到网络”菜单保存正文；会自动关闭窗体。。 (4) 单击“意见”按钮，在弹出的相应窗体中填写处理意见，单击“确定”按钮即可。 (5) 单击“保存”按钮，即可保存在办工作。 (6) 单击“提交”按钮，即可完成当前在办工作。 1.4 已转发工作 单击菜单项“日常办公→已转发工作”，即可加载相应页面。 用于查看下一环节办理人接收工作的情况。 浏览已转发工作(限下一环节未签收的)。 双击选定某一转发工作，单击“撤回”按钮，即可撤回相应转发工作。 1.5 委托办理 单击菜单项“日常办公→委托办理”，即可加载相应页面。 用于将需要自己办理的部分或全部工作临时委托给他人办理。 单击“新增”按钮，即可弹出相应窗体；选定被委托人、委托工作(部分或全部)、起始时间、终止时间，单击“保存”按钮即可。 双击选定某一委托办理工作，单击“中止”按钮，即可中止相应工作的委托办理。 双击选定某