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华锐世纪集团 合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002 版号：A/0 页码：第  PAGE 13 页 共  NUMPAGES 13 页  PAGE  PAGE 13 合同管理流程 编制日期审核日期批准日期 修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 目的 规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益。 适用范围 项目开发中对外签订的各类采购合同，包括实物的采购和服务过程的采购。 术语和定义 标准化合同：本流程中所述标准化合同，即公司为了规避合同风险，同时在合同洽谈前掌握主动权，对公司核心业务的外包合同自行编制的标准合同文本。在标准合同文本中要基本锁定商务条款和法律条款，任何合同的签订，在有标准合同文本的前提下，应使用标准化合同。 采购合同的分类定义如下； 工程及材料设备类合同：总、分包施工合同，监理合同，材料、设备订购合同等。 技术服务类合同：勘察、设计合同，造价合同。 营销类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告制作、广告设计、媒体、营销现场包装、印刷品、销售代理、物业管理等合同。 其他类合同：土地及相关合同等。 职责 成本管理部 负责组织合约规划并确定合约规划方案。 负责组织并推动公司的合同标准化工作。 负责公司设计、工程及材料设备类合同的商务条款审查和谈判。 负责合同的登记、保管，建立公司合同台帐。 定期对合同的履约情况、执行情况进行抽查。 财务管理部 负责对各类合同进行财务审核； 负责有关合同事宜与外部法律顾问的对接。 公司各经办部门 配合进行合约规划。 负责本专业部门标准合同文本的制定和修订。 负责本专业或职责范围内的合同的草拟、谈判与签署。 负责本部门合同台帐的登记与管理。 负责发起本专业外包合同的评审与会签。 负责本部门经办合同的履约监控。 负责发起本部门经办合同的变更、转让或解除事宜。 区域公司领导 各专业总监（成本）参与合约规划并会签，区域总经理审批。 各专业总监（成本）按《授权手册》要求负责审核/审批本专业标准合同文本。 按《授权手册》要求负责对相应类别合同签订、变更、转让、解除的审核/审批。 工作程序 合约规划 成本管理部在项目目标成本（施工图预算后编制）形成后，根据目标成本的四级科目，对应分解形成初步的合约清单。 成本管理部组织工程采购管理部、营销管理部、设计管理部等专业部门进行会审，针对初步形成的合约清单提供专业意见，进而优化合约结构、界定合同范围、初定合约签订时间；形成《合约规划方案》，采用会议和会签的形式组织审核/审批。 审批路径 《合约规划方案》：成本管理部审核，工程采购管理部、财务管理部、工程总监和财务总监参与并会签，专业总监（成本）审核，区域总经理审批。 《合约规划方案》将作为制定招标计划的依据。 合同条件 订立合同的基本条件： 有保证、抵押或定金等担保的； 我方需先履行合同的； 有封样要求的； 合同对方为外地单位的； 因其它特殊要求或风险控制要求需要以合同形式约定的。 涉及政府收费类，需向公司提报收费标准，按“合同审批流程”审批后，传递至公司成本管理部、财务管理部，方可执行。 营销管理部应编制分期销售推广费用明细表、阶段销售推广费用明细表；涉及样板间、临时大型活动推广等，由营销管理部经理提报费用标准，经营销总监审核后，报区域总经理审批。审批通过后传递公司成本管理部、财务管理部，方可签订单项合同。 样板间装饰类费用，营销管理部提报装饰方案，及整体预算，报公司审批后，传递成本管理部、财务管理部，在标准内执行，可不单独签订配饰购买合同。 标准化合同文本的编制 为了强化对合同的风险管理，公司应对标准化合同的编制工作进行规划，并组织实施，逐步扩大标准化合同的比例，有效控制重要合同、高额合同的风险。在与供方签约时应优先使用标准化合同。 成本管理部组织确定标准化合同制定的范围，并负责商务条款的审核。 营销管理部负责营销类标准化合同的制定。 设计管理部负责设计勘察类标准化合同的制定。 工程采购管理部、项目管理部负责工程、材料设备类标准化合同的制定。 在标准合同编制过程中，公司各专业总监（成本）负责各自部门标准化合同的把关。 各部门在编制技术条款部分时应确保不与行业现行标准法规等相冲突，结合商务条款和技术条款，编写完成完整标准合同文本后提交成本管理部，由成本管理部审核。 初步形成的标准合同文本由成本管理部依次报各专业总监（成本）签批，确定后分别由成本管理部和各专业部门存档。 国家或行业有制式化的标准合同时，各专业部门应严格按照标准编制，如有不适用时