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外事文书知识 一、什么是外交文书、对外文书和地方外事文书 国家和政府领导人、负有特殊使命的国家和政府代表、外交部和驻外外交代表机关在 外交活动中使用的书面文件称外交文书。国家机关、地方政府、军队、人民团体在对外交往 中形成的书面文件，统称对外文书。其中地方政府、地方人民团体及其外事部门在日常工作 及对外交往中形成、使用的书面文件称地方外事文书，它包括外事机关所使用的机关通用文 书和在对外交往中使用的涉外文书。下面主要介绍地方外事文书中的涉外文书，不包括外交 文书和其它对外文书，也不包括地方外事文书中的机关通用文书。 二、地方外事文书的特点 (一)主体的地方性。地方外事文书的主体是地方政府、地方人民团体及其外事部门，在 处理地方外事文书时必须注意对外表态的身份、口径及与对方对等的问题，并遵循“外交大 权在中央，地方外事工作授权有限”的原则。 (二)格式的规范性。地方外事文书一般都具有特定的格式和规范的处理程序，必须按照 规范格式和程序处理，否则就不能达到对外交往的目的和效果，甚至引来不必要的麻烦。 (三)表述的准确性。地方外事文书的表达，必须准确、明了，必须杜绝歧义和模棱两可 的语言，必要时还须另加解释或附注说明，以使表述准确而严密。 (四)很强的时效性。地方外事文书往往用于办理具体的对外事务，要求在一定时限内写 作和处理完毕，其时间限制往往比其它种类的文书更严格。 三、地方外事文书的要求 地方外事文书是地方政府、人民团体及其外事部门进行对外交涉和交往的重要工具， 是地方外事业务的重要组成部分。它体现着国家的对外方针、政策和有关法规，起草、发送 和处理地方外事文书是一项政策性很强的工作。因此，地方外事文书既不能违背本国文字习 惯，又要照顾到国际惯例和对方的具体情况，要求内容贴切，文字准确、精炼、严谨，印制 精美，格式规范。 (一)内容上的要求。 1、国名。地方外事文书中首次使用的外国国名，应使用全称。 同一国名在文书中数次出现时，首次应用全称，此后可用简称。如习惯用简称，可使 用正式简称。但某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，必须使用全称。有些 国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不可用错。 2、称呼。地方外事文书中的称呼，既要考虑双方的身份，又要考虑国际惯例和对方的 具体情况。对部长级以上的官员、大使、将军，一般称“阁下”(有些国家如美国、墨西哥、 德国等习惯称“先生”，而不称“阁下”)；副部长级以下官员，或代办级使节和临时代办，习惯 上只称“先生”，不称“阁下”。如果受文人有爵位、学位、军衔或其他头衔，如勋爵、教授、 上校等，可视具体情况依习惯称呼。对国王、王后、皇帝、皇后、苏丹称“陛下”，对王子、 公主、埃米尔、亲王、酋长称“殿下”。 3、客套用语和致敬语。地方外事文书不使用客套语，即不用“X X 向 X X 致意并谨申述 如下”的引文。致敬语须注意符合两国关系、双方身份、文书内容和使用场合。地方政府领 导人发出的正式对外函件，使用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿’’或“顺致最亲切的 问候”等；地方政府及其外事部门发出的普通对外函件，用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意” 等；地方人民团体的领导人发出的正式对外函件，用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的 问候’’等；地方人民团体及其外事部门发出的普通对外函件，用“预致谢意’’或“顺致问候”等。 4、人称。人称要与文书格式相适应。如正式对外函件以个人名义用第一人称；普通对 外函件以单位名义用第三人称，称对方也用第三人称，且一般不用“贵方”或“贵馆”等措辞， 而是重提受文机关的名称；对外便函用第一人称。签署者与受文者要相对应，即人对人，单 位对单位。在个人对个人的地方外事文书中要讲究身份对等。 5、文种。地方外事文书一般使用中文，必要时附以外文译文。 (二)格式上的要求。 1、文面格式。 (1)地方外事文书的抬头，即受文人的职衔、姓名和称呼，应在第一行顶格排列，也可 以将职衔单列一行(后面不加标点)，姓名和称呼另排一行。 (2)地方外事文书的致敬语，作为正文的最后一段，末尾加句号；排印时自成一行，必 须紧跟正文。 (3)地方外事文书的发文日期之后一般必须加上发文地点，如“于乌鲁木齐”等字样。