关于协同办公系统试运行通知.docVIP

PAGE  PAGE 7 关于协同办公系统试运行的通知 集团公司各单位： 集团公司协同办公系统经过培训、安装和测试，已基本具备试运行条件。根据项目总体计划的要求，决定2008年5月21日起在集团公司范围内试运行，请各单位接到通知后即刻进行系统检查，完成上线前的准备工作，确保按照《中国一拖集团有限公司协同办公系统试运行方案》的要求落实各个环节， 保证此项工作的顺利进行。 附件：中国一拖集团有限公司协同办公系统试运行方案 二〇〇八年五月十四日 附件： 中国一拖集团有限公司 协同办公系统试运行方案 一、试运行目的、范围与内容、时间 （一）目的：巩固系统培训效果，促进办公人员熟练掌握系统操作，通过实际办公业务进一步测试和检验系统功能，实现集团公司总部与所属二级单位公文和一般性通知的网上传递、电子收发与管理，提高各部门、各层级之间的办公协同性，加快实现职能部门传统办公模式向电子化办公模式的转变。 （二）范围与内容 1、范围：集团公司总部，各二级单位党政办公室。 2、集团公司总部试运行内容：已部署的所有功能模块，重点是公文管理（公文处理、档案管理）、信息发布（新闻中心、通知公告）和知识管理（知识中心）。 3、二级单位试运行内容：与集团公司公文的收发传递，包括集团公司、股份公司及职能部门、事业部下发到各二级单位的公文、二级单位上报集团公司及职能部门的公文。 4、协同办公系统的日程安排、电子邮件、会议管理、等其它功能，由各单位根据本单位实际情况推进并组织应用。 （三）时间：2008年5月21日至6月30日。 二、试运行工作要求 ( 一) 协同办公系统试运行期间，电子公文和纸质公文双轨运行。试运行结束后，以电子公文为主，纸质公文适时停发。需要集团公司领导签发或审批的文件以纸质公文为主，电子公文同步处理。集团公司总部与二级单位之间的文件收发通过协同办公系统办理。各类公文的拟稿审批通过协同办公系统完成。 （二）协同办公系统试运行前，各单位要按以下要求进行系统检查。 1、系统管理员要认真检查相关人员帐号是否齐全、角色配置是否正确、权限设置是否适当，如有不全或不当设置，应及时按相关程序申请补充或进行调整。 2、各单位文书管理员要认真检查本单位各类纸质公文当前收、发文编号、文件代字，并在协同办公系统中将收、发文编号调整到合适的序号，保持编号的连续、有效。 3、各单位系统管理员要检查和测试相关流程的完整性和可用性，包括各类表单、公文红头使用等。 4、协同办公系统用户检查个人在系统中的信息是否完整、有效，修改本人登录系统的密码。 （三）集团公司总部试运行期间出现的问题由信息技术中心负责解决，二级单位的问题由本单位系统管理员负责解决，信息技术中心提供技术支持。 （四）各单位在配合集团公司系统协同应用的同时，要积极开展单位内部的系统实施和应用。 要设置内部公文处理流程，普及文件传阅、知识中心等功能的应用，完善网络管理、安全保密管理制度，保障办公网络信息安全，建立本单位的协同办公管理平台。 （五）试运行期间，项目组将对各单位协同办公系统使用情况进行检查，不定期通报使用情况，并根据《关于集团公司协同办公系统上线运行方案的通知》进行考核。 三、试运行期间有关事项说明 （一）系统登陆 登陆地址： 集团公司内网中的用户直接登陆并使用系统 （二）用户权限 1、各单位的领导、工作人员（统称为用户）均在系统中分配了唯一实名帐户。用户根据系统中管理权限的不同，分为系统管理员、流程管理员、栏目管理员、文件管理员、普通用户等。各类用户在设定的权限范围内使用OA系统。 2、用户权限由系统管理员按要求设定，信息技术中心对各单位系统管理员授权，各单位系统管理员对本单位用户进行授权。用户权限变更，填写用户权限变更表，系统管理员进行权限变更。 3、各单位系统用户名单报信息技术中心备案。 4、新增用户或人员流动时，填写新增(变更)用户表，单位领导签字后，人事部门确认（并在金蝶人力资源系统中完成组织岗位调整、人员移动操作），提供相关信息（按用户信息模板），由项目组完成用户创建。 （三）办公业务处理 1、集团公司外来的非涉密行政公文，由公司办文书扫描输入协同办公系统，登记后以电子文档形式进入收文流程处理，涉密文件按原有手工办公流程处理。对外发文的报送仍采用纸质形式，但拟稿审批过程需通过协同办公系统完成。 2、公文若带有不方便进行电子化处理的附件(如书籍、图纸等)，可只将公文正文以电子公文形式进行处理，附件暂按纸质公文方式进行处理。 3、公文流转过程中，每一环节的办理人使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在公文表单上留下办理痕迹；处理完事务后，根据公文的内容和集团公司公文管理规定，确定正确的发送对象进行发送；接受方收到后应