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采购部门工作职责 采购管理在日常工作中需统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流程与表单，以及拟订计划与预算。 采购部门的建立 组织方式 成立独立的商品采购部门，将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。 1、从整体观点处理各项作业，大幅降低营运总成本。 2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。 3、指挥系统单一化，各部门间的沟通与合作获得改善。 4、商品作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。 注意事项： 1、有计划地推展集权式采购组织； 2、配合各部门的特性； 3、建立利润中心式的商品组织，着重以行销为出发点，依据销售预测来进行商品采购、生产等计划；并将采购??外包、制造、加工、仓储、输送等，当作一个体系来运作； 作业层面 1. 品质：（后附品质标准表） (1) 能够明确说明规格； (2) 提供客观的验收标准给供应商； (3) 密切关注商品品质问题；对市场同类商品品质等级差异制定标准； (4) 协助供应商建立品管制度； 2. 交货： (1) 给供应商正确而能达到的交货期； (2) 提供长期的需求计划给供货商； (3) 供需双方协商制定有利、快捷的运输配送方式； (4) 协助供应商处理交货问题。 3. 价格： (1) 关注市场价格变化，给供应商公平合理的价格；确保采购商品在品质、价格上的市场优势； (2) 让供应商分享共同推行价值分析的成果； 管理阶层 1. 采购经理： （1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要商品的采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度的建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。 2. 采购主管： （1）分派采购人员及助理的日常工作； （2）负责次要的采购； （3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）采购进度的追踪； （5）保险、公证、索赔之督导； （6）审核一般商品采购案； （7）市场调查； （8）供应商之考核。 3. 采购员： （1）经办一般性商品采购； （2）查访厂商； （3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； （4）要求供应商执行价值工程的工作； （5）确认交货日期等； （6）一般索赔案件之处理； （7）处理退货； （8）收集价格情报及替代品资料。 4. 助理： （1）请购单、验收单之登记； （2）订购单与合约之缮打； （3）交货记录及稽催； （4）访客之安排与接待； （5）采购费用之申请与报支； （6）电脑作业与档案管理； 采购人员的选用 一、才能方面 价值分析能力、预测能力、表达能力、专业知识 二、 品德方面 临财不苟得、敬业精神、虚心与耐心 三、 采购授权 1、供应商的选择； 2、交易价格及条件的决定； 3、采购规范的确认； 4、与潜在供应商的接触联系。 授权金额大小（由总经理制定） 采购制度与作业流程及表单 一、 作业流程 一般采购作业的流程设计: 1、注意先后顺序及时控制 2、注意划分权责或任务，譬如请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。 3、避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。 4、程序繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。 5、处理程序应合时宜。 6、配合作业方式的改善。 二、采购作业基本步骤： 1、确认需求 2、需求说明 3、选择可能的供应来源 4、合宜价格的决定 5、订单安排 6、订单追踪与稽核 7、核对发票 8、不符与退货处理 9、结案 10、纪录与档案维护 附： 各类农副产品品质标准 冻品品质标准 种类外观品质要求收货标准防损标准送货周期冷藏点心1、具色、香、味、形 2、包装整洁、标识清晰 3、无污染1、需当天生产 2、标识有制造商、产地、净含量、生产日期 保质期、注册商标 3、条码需清晰可扫描抽检称重若有不符则拒收每天 冷藏豆制品1、不发粘、不变味、不变色 2、包装整洁无污染1、需当天生产 2、标识清晰、内容完整无误 3、条码需清晰可扫描抽检称重若有不符则拒收每天 冷藏水产、糟醉类1、不浑浊、无杂质沉淀 2、不漏气、胀气 3、包装整洁整齐1、需有明确标识且内容完整无误、条码可扫 2、有有关部门的准产、准售证明及卫生、 防疫合