外贸业务管理系统操作手册讲解.doc

腾龙外贸业务管理系统 PAGE  PAGE - 33 - 腾龙外贸业务管理系统 简易操作手册 腾 龙 科 技 2012年6月 腾龙外贸业务管理系统 简易操作手册 本系统适用于进出口代理外贸企业,集外贸单证管理、核销单领用分发回收管理、认汇与核销、出口合同签订、增值税开票通知、外贸业务结算、税票录入与稽核、申报退税与未退税信息查询、银行贷款管理、出纳票据打印于一身的强大外贸业务管理系统。SQL网络版设计开发，不仅可以在局域网内共享，还可通过宽带网实现不同区域的广域网连接共享、可同时供外贸公司不同用户角色同时操作。 设计理念：通过外贸业务单据录入后，可实时动态查询收结汇情况、出口情况统计表、预付账款、应收外汇账款、应付账款、银行存款、银行贷款等汇总表及相关明细账等，及时掌握外贸公司整体运作情况；关单、收汇、付款、发票录入后自动汇总生成财务部门的会计凭单，便于财务部门一目了然地进行会计分录的制单、入账；月末调汇一键生成，快速生成资金动态报表。 功能流程图如下： 一、系统安装和配置（仅指网络版，单机版直接安装即可） 1．在Windows的桌面上双击“业务系统”图标，弹出如如（图1）。 （图1） 2．服务器端版本安装： 提示：在安装本服务器端版本时，作为服务器的电脑上必须装上“SQL2000”并打上“SP4补丁”。 A．服务器端版本安装后，须进行数据库的附加，单击右上角的“附加数据库”，出现（图2），单击 ，待提示，连接成功后，单击 ，如果成功附加数据，会提示“附加数据库成功！” （图2） B．新安装首次使用时须进行数据库连接配置，单击右上角的“数据库连接”，出现如（图3），输入服务器地址（IP地址或服务器名，连接本身SQL时IP：127.0.0.1）、SQL数据库文件名、用户名及密码后，单击连接 钮，如提示连接成功，即表示数据库连接配置完成！连接配置完成后又自动回到如（图1）窗口，输入正确的操作员及密码（用户首次的登录名为Admin，口令为为空，在登入系统后，通过“用户管理—密码修改”菜单进行修改），单击确定（或按回车键），即登录系统。 （图3） 3．客户端版本安装： 提示：客户端版本安装后，无需装有“SQL2000”，直接进行数据库连接配置即可。 二、系统设置 本模块主要功能包括：公司银行账户、初始余额、会计科目及关联科目、合同条款等基本信息；合作客户；对外出口的商品库；国别货币、运输方式、货源地、成交方式、结汇方式及关区代码表等常用信息；用户管理(操作权限、查询权限)等。为便于用户对安全性、稳定性、易用性进行控制，系统提供强大的权限设置功能，每个操作人员可定制自己的操作平台，避免了误操作和跨权限操作。 提示：该模块设置操作方法简便，不详述具体的操作步骤，主要讲解一下设置信息在系统中的作用。 （一）、基本信息 1．公司信息：公司名称、海关登记编码、税务登记等信息在单证制作时需使用，因此要保证准确无误，不要随意修改。 2．账户信息、初始余额：本公司所有银行账户信息设置。该信息在收款水单、付款水单、银行贷款及出纳支付及日记账查询时须使用，要保证设置信息的准确性。 3．会计科目、关联会计科目：为系统自动生成会计凭单调用。 4．费用项目：主要有关单项目、代垫项目和财务项目设置，为相关单据录入调用。 5．合同条款：用户可根据实际情况进行修改，为系统自动购货合同统一格式的合同条款模板。 5．其他设置：主要包括系统启用日期、合同签约地、税票验证提示及系统界面的美观等设置。 （二）、客户设置 客户资料分散在多个业务员手中，缺乏集中和有效的管理和利用，保密性不够。该功能模块主要对合作客户的起始合作日期、毛利率及联系方式、所属业务员和单证员及余款结算方式进行统一管理设置。 （三）、常用信息 常用信息主要包括国别、币种、运输方式、境内货源地、成交方式、结汇方式、区号及邮编查询、关区代码表的设置和查询。 （四）、商品库设置 主要包括出口商品库的添加、修改、删除、导入和导出。 商品库的添加、修改、删除、导出比较简单，这里着重介绍商品的导入功能操作步骤、注意事项： 商品库导入：单击商品库功能表的“导入”，弹出如下图的导入商品库窗口； 2．打开DBF文件：单击 “打开DBF文件”按钮，弹出下图，选择并打开国家税务总局发布并解压的商品库“cmcode.DBF”文件。（至2011年止商品库品种多达70,978条，完整读入需要几拾秒，耐心等待商品库的完整读入），等完整读入后，进入第三步操作； ３．商品库列设置：在商品导入商品顶部，如下图，设置显示在该窗口中的商品库信息对应所在列英文列名后，设置现行编码筛选，筛选出需要导入的商品信息后（如要导入所有显示的商品库信息，不必进行现行编码筛选），按“保存”，即出现在导入的进度条，待出现“完成导入商