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PAGE  PAGE 6 机关文档一体化模式探讨 　　摘 要：文件管理与档案管理的这种辩证统一关系，是文档一体化管理的理论基础，并决定着文书工作和档案工作的发展趋势。文件管理与档案管理的关系，如同同一动态系统中的两个相互制约，又各具功能的组成部分，是前后衔接的“系统工程”，因而必须对其实行系统管理和控制。 　　关键词：机关文档;一体化 　　随着电子计算机的出现和办公自动化管理的产生，文档一体化模式也随之出现。将文件信息与档案信息作为一个系统进行统一管理，统一完成计算机输入前的处理工作，然后将文件信息输入计算机，并同时完成对其著录标引，自动形成具有俭索和利用价值的二次档案信息，实现一次输入、多次、多种形式的输出，使文件处理过程与档案管理程序同步完成，从而大大提高文书和档案工作的效率与质量。 　　一、文档一体化概述 　　文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件是文件管理的物质对象，它与档案既有区别又密切相关，文件强调的是现行效用，而档案强调的是长远价值。文件转化成档案，不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期的不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态的体现。即文件管理是档案管理的前期工程、起始工程，档案管理是文件管理的继续与发展。文件管理质量直接影响档案管理的成败，是档案馆藏的质量保证。由此可见，把文件、档案管理看成是一个统一的系统工程，从整体上组织控制文件、档案信息，既可加强档案部门对文件管理的超前控制，又能保证归档质量，减少重复劳动，根据电子文件的特征，电子文件在形成之初，就需要预先的管理干预，这是因为电子文件没有固定的格式与载体，文件的传统概念不复存在，需要鉴定的文件数量过于庞人，而且电子文件的载体很容易被损坏，围绕产生文件的一切活动，都可能会影响到今后对文件的保护与长期利用，为确保信息的持久性和对信息产生环境的了解，即对档案价值的评估，不应放在电子文件现行使用期的末尾，而应该在电子文件形成之初进行。 　　二、文档一体化管理的必要性 　　随着社会的不断发展，在全国范围内各机关都进行了或正在进行机构改革。由于人员编制的限制，大部分单位的文书和档案都同属办公室管理，文书和档案工作均由一人担任。据了解， 在基层90%左右的单位都是文书兼做档案工作，这在行政管理工作中，为文档一体化管理提供了可能性。由于文档一体化管理首先解决了以前两个系统之间“各自为政”的缺点，使一份文件能承上启下，在公文办理的一开始，就使这份文件反映出办理完毕后的结果、去向和归宿，解决了档案管理系统不能说明所著录公文处理结果的特征。其次，文档一体化把文书和档案有机结合起来，文档人员共同使用，可以大大提高工作效率、文件查准率和查全率，同时更能满足各方面人员对档案的需求。因此，进行文档一体化管理是十分必要的。 　　三、机关文档一体化管理模式现状分析 　　大多数机关、文件处理工作与档案管理工作是分开的，多是分设两个职能部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作，两者以立卷归档为工作界面，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也不能充分发挥作用，出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。传统的档案管理工作模式，使档案管理步骤滞后，缺乏“前端控制”的思想，这种文档管理的严重脱节，违背了文件一档案这一事物的运动规律，影响了档案的归档率和案卷质量。随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于机关办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，传统的文件手工化管理，被计算机管理流程所取代，传统的档案管理势必也要向数字化方向迈进。 　　四、机关文档一体化管理对策 　　（一）对相关组织的统一管理 　　各机关为实现现代化、科学化和法制化的行政管理，需要开发综合信息资源，需要建立起快捷、灵敏的信息系统。文件管理和档案管理作为这个信息系统的子系统，必须在机关有关组织的统一领导下，共同确定信息需求，统一信息的收集、加工处理、存储等操作技术，统一制定信息管理的工作制度，并加强各子系统间的相互协作和配合。如建立机关信息中心，不仅可处理公文、保存档案，亦可收集图书情报资料信息，根据机关的行政职能，组建全方位的信息网络，为机关行政和领导决策提供信息服务;同时，可将信息中心置于办公室领导之下，， 以保证政令的杨通， 缩短信息服务与机关行政、领导决策之距离。文件管理和档案管理在机关信息系统中的运动变化和相互作用，有利干相互促进和发展，从而全面提高信息工作质量。 　　（二）培养复合型文档管理人才 　　电子档案管理，实质是一项档案技术工