职场英语写作商务信函的结构和格式.pptVIP

职场英语写作---商务信函的结构与格式;商业书信的写作基础;商业书信基础---书信格式;信头Letter Heading;在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地址和姓名、称呼以及事由。传真的的信头包括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。;发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。 一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局面，其形象也很快得到公众的认可。 ;发信日期：有两种模式---“24 Sept., 2009” (月-日-年)或“Sept. 12, 2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。 ;收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。 指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。;收信人(Addressee)地址 标准的排序方式： A.???? 收信人名称、职位 B.???? 所在部门及公司名称 C.???? 公司所在的街道号码及街道名 D.???? 所在州名称及邮政编码 E.????? 所在国名称 ;收信人(addressee)地址;称呼：通常有以下称呼方式 Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Wang Dear Sir 或 Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Sirs 称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。;事由（Subject/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。;信文(Body) 在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。;信尾(Close)??; Complimentary Close客套结束语;信尾(Close)?;Professor Fan Hong Foreign Languages Department Sun Yat-sen University Guangdong, 510275 Dear Prof. FAN, I am very interested in Business English and wish to learn more from your lectures. This week I am going to write a letter to IBM company Requesting information about the availability of a product. Could you Please send me some information on the formats of the business letter? I would be very grateful for your kind help and early reply. Sincerely yours, Li Ping Sales department manager ABC company