办公自动化系统培训手册.doc

-  PAGE 14 - 办公自动化系统培训手册 (一) 中铁十二局集团有限公司 二〇〇八年十月 -  PAGE 12 - 目 录 一、即时通讯系统 1 1、如何下载 即时通客户端 1 2、启动与登陆即时通讯客户端 1 3、状态显示 2 4.常用联系人维护 2 5、消息、文件传输 3 5.1 发送消息 3 5.2 接收消息 5 5.3 文件发送 6 5.3.1 服务器转发 7 5.3.2 文件分发 7 5.3.3 文件接收 8 5.3.4 文件下载 9 6、消息广播 11 7、查找用户 12 8、更改用户名、密码 13 二、个人事务 13 1、平台首页 13 2、个人助理 13 2.1便笺记事 13 2.2定时提醒 13 3、通讯录 14 三、日常工作 14 1 资料传阅 14 2、日程安排 15 2.1 我的日程安排 15 2.1.1 建立个人日程安排 15 2.1.2 查看个人日程安排 16 2.2 部门日程安排 16 2.2.1 查看部门员工个人日程 16 2.2.2 给部门员工安排工作 17 2.2.3 建立整个部门日程安排 19 四、综合信息 21 1.发布信息 21 2.修改信息 23 3.信息审核 23 五、文档管理 24 1.共享资料 24 六、交流园地 24 七、图书刊物 24 一、即时通讯系统 1、如何下载 即时通客户端 双击 IE 在地址栏里输入服务器的 IP 地址:202.97.144.210，转到此时将弹出如下窗口，点击下面“下载即时通”即可以下载即时通客户端程序进行安装。 下载即时通 2、启动与登陆即时通讯客户端 2.1 启动即时通讯 二种方法： a.选择“开始菜单”中的“程序／梦龙软件／梦龙即时通”，单击快捷方式启动； b.双击桌面快捷方式 启动“即时通”。 2.2 登陆即时通讯 双击桌面快捷方式 “即时通”，此时将弹出如下窗口，如下图 服务器： 202.97.144.210(外网IP地址，不限地域) 用户代码： 登陆系统的个人账号 密码： 初始默认密码为“123” (首次登陆请立即修改) 3、状态显示 注意：下线状态有两个含义一个是不在线用户，另一种是隐身用户（具有察看隐身用户权限的人员，才可看到隐身用户，是由部门限制的）。 4.常用联系人维护 4.1常用联系人分组 点击单位名称后面的“》”，出现常用联系人，继续点击出现常用联系人菜单(如图4-1)。选择其中的[常用联系人分组维护](如图4-2)，即可添加、删除常用联系人分组。 注意“未分组”是系统内定，不可删除、修改。 使用图4-1中的“切换到常用联系人”，可进行切换。返回部门时需要点击左下角的，找到单位名称或者部门名称，返回。 图4-1 图4-2 4.2 加为常用联系人 在图4-1中找到人员名字，鼠标右键“加为联系人”即可。 5、消息、文件传输 5.1 发送消息 发送消息指当前用户向对方用户（或一组用户）发送文字消息。首先，可以通过在用户项上单击鼠标左键，或者在用户项上单击右键，在弹出的用户菜单中选择“发送消息”来发送。 点击后弹出发送消息对话框。(如图 5-1) 图 5-1 消息窗 对话框中包括当前用户的基本信息，如用户代码、姓名、所在部门和手机号码等。如果想查看该用户更详细的信息，可以点击姓名窗口右边的“个人资料”按钮，会弹出个人资料窗口（详见个人资料窗口），会有更详细的信息。 A.在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按 Ctrl+Enter 键即可将信息发送给对方。也可以改变字体的颜色、字体大小和字体的粗细等。 B．群发消息(群发消息只能给自己的常用联系人，见上面4常用联系人分组维护) 在图5-1的基础上，点击右下角的，即可给自己的常用联系人群发消息。 如图5-2。 图5-2 C.发送消息时，无论对方用户处于任何工作状态都可进行。 D.时效是指接收用户此时没有在线，服务端保留该消息的时间范围。如果接收用户在设定的时间段内上线，系统会自动将该消息发送出去。如果接收用户在超过设定的时间段内仍未上线，也就是说超过了时效，系统将自动将该消息在服务端删除，接收用户将不能再接收到该消息。 E.或者选用手机短信通知您所要通知的人员，只要在消息模式中勾上用