ST-XZ-ZD005《文件管理制度》.docVIP

江苏省苏铁建设有限公司编号：ST-XZ-ZD005版号：201501 文件管理制度 编制日期审核日期批准日期 修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人江苏省苏铁建设有限公司文件管理制度 编号:ST-XZ-ZD005 版号:201501  总则 目的 为了使江苏省苏铁建设有限公司（以下简称“公司”）文件管理规范化、制度化、科学化，避免技术机密和商业机密泄漏，避免经济决策失误，本着准确、简洁、安全、效率原则，制定本制度。 适用范围 本制度适用于公司文件管理工作，各分公司、办事处、项目部可参照执行。 管理职责 公司综合管理部为公司的文件管理部门，负责公司文件的收、发、转、跟催、存档、销毁等具体工作。 文件的分类 收文：指公司外部形成的文件，如政府部门、企事业单位、行业协会、社会组织等发送至公司的文件。其中包括： 国家法规； 通知、来函； 其他一般外来文件。 发文：指内部形成的文件，如传达贯彻上级指示精神、请示、汇报和答复以及指导商洽工作的相关文件。其中包括： 对外函件、请示、报告； 会议纪要； 计划安排； 规章制度； 一般性通知； 总结； 报告； 信息平台发送的信息； 其他重要文件和资料。 文件的处理程序 收文处理程序流程为：签收、登记、分类、拟办、批办、承办、催办、回复、归档（销毁）。 签收：由文件管理部门专人负责对本单位的收文进行统一签收。 登记：本公司收到的文件应逐件在《收文登记薄》上登记。 分类、拟办、批办：对私人件及时送达个人；对周知性文件由文件管理部门附《文件传阅单》进行传阅。对承办性文件由文件管理部门填写《收文处理单》拟办意见（对重要文件，承办部门应提出拟办意见）后，送公司领导或经有关会议议定后进行批办并注明紧急程度，交有关部门办理。原则上一事一议，一文一办。 承办。承办部门或承办人员根据领导拟办的意见和文件的内容要求，对文件进行具体办理与落实。 办文必须严肃、认真、及时。紧急文件，承办部门应在规定的限期内办完，到期未办完的，要主动说明原因。如因积压、丢失、拖拉等而延误办文时间，造成不良后果的，由承办部门负责。具体时间要求见下表： 文件紧急程度时间要求紧急文件特急24小时内急件48小时内非紧急文件3天内催办。对于上级承办性文件和本单位综合性承办文件，由文件管理部门负责催办、检查。本单位印发的某项具体工作性承办文件，由负责该项工作的拟文部门负责催办、查检。 回复。承办部门或人员在办文、办事完毕或事情暂告一段落之后，须向发文部门或交办领导作出答复。答复可根据情况采取口头答复、电话答复、书面函复等形式。 归档（销毁）。文件管理部门将办文完毕的、有保存价值的文件正文、办文记录等有关材料及时整理立卷存档；将没有归档或查存价值的一般文件，经文件管理部门负责人批准后可定期销毁。销毁秘密文件必须登记，且由两人监销。 发文处理程序流程为：拟稿、核稿、会签、签发、编号、打印、复印、校对、用印、分发、归档（销毁）。信息平台发送的信息文件经领导签发后直接通过短信息平台发送，发送后归档。 拟稿。草拟文件须按照公司各部门的工作职责范围分工负责。草拟文件必须注意：文件的内容要符合国家的法律、法规、方针、政策以及有关规定，情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；草拟的文件须按要求填写相应发文表单。 核稿。拟稿部门负责人对文件的内容、文字表述、格式等方面进行认真审核并签字；文件管理部门负责对稿件内容进行审核，确认其不违反公司基本利益，且文法格式符合要求。 会签。凡文件内容涉及到其他部门工作的，拟稿人行文前应主动与有关部门协商。签发前报相关部门负责人和相关领导在相应发文表单会签。 签发。根据文件内容性质和涉及范围，对签发文件的权限规定为：向公司体系以外送发的文件，以及关系到公司政策、战略规划和财务支出的重要文件，须由董事长（或授权领导）签发；对于其他属于内部管理的一般文件，由拟稿部门的相关领导核实，总经理负责签发。签发后的定稿未经上述程序不得再作任何改动。 编号。文件签发后须交文件管理部门统一编号。 红头文件（决定、章程、制度、规定、对外重大文件、重大会议纪要等）文号格式为：红头文件以公司简称 + 年度代码 + 发文序号进行编号。 公司：苏铁综〔20##〕#号，例如苏铁综〔2015〕1号 分公司：分公司简称〔20##〕#号 一般文件（一般通知、请示等）不设文号。 会议纪要：各会议单独编号。 打印、复印及校对。文件由文件管理部门打印，拟稿部门负责校对。重要文件的样稿须送相关领导再行审核。打印人和校对人均应在相应发文表单上签字。