第六节 使用邮件合并技术批量处理文档.ppt

如果用户希望批量创建一组文档（例如一个寄给多个客户的套用信函），就可以使用邮件合并功能来实现。 Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档。;一、什么是邮件合并 1、创建主文档 主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。;2、选择数据源 数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。;3、邮件合并的最终文档 邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，??中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。 利用“邮件合并”功能可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。;二、使用邮件合并技术制作邀请函 1、撰写主文档 2、生成数据文档 3、将数据源相应的字段以域的方式插入主文档中的相应位置 4、合并两个文档，生成新的批量文档的形式;第六节 使用邮件合并技术批量处理文档;三、使用邮件合并技术制作信封;第六节 使用邮件合并技术批量处理文档;1. Microsoft Office应用界面使用和功能设置。 2. Word的基本功能，文档的创建、编辑、保存、打印和保护等基本操作。 3. 设置字体和段落格式、应用文档样式和主题、调整页面布局等排版操作。 4. 文档中表格的制作与编辑。 5. 文档中图形、图像（片）对象的编辑和处理，文本框和文档部件的使用，符号与数学公式的输入与编辑。;6. 文档的分栏、分页和分节操作，文档页眉、页脚的设置，文档内容引用操作。 7. 文档审阅和修订。 8. 利用邮件合并功能批量制作和处理文档。 9. 多窗口和多文档的编辑，文档视图的使用。 10. 分析图文素材，并根据需求提取相关信息引用到Word文档中。