1文件书写打印规定教程.doc

日照市北业制动泵有限公司 文件编写打印规定 指导性文件 文件编号：BYZD0801 版 次：2.0 机密等级：1 发布日期：2008-12-05 实施日期：2008-12-15 PAGE  9-PAGE 11 1、目的： 为保证公司文件的完整性和准确性，便于公司文书的正常运转和处理。充分发挥各类文件在实际中的作用，提高其效力，确保文件备查方便。 2、范围： 适应于公司通知、通报及质量管理体系文件的控制。 3、术语和定义： 无。 4、职责： 4.1技术中心为技术类图纸、控制计划、作业指导书等技术文件的编制、打印格式的制定与管理部门。 4.2体系办为通知、通报、质量管理体系文件（质量手册、程序文件、指导性文件、表单）格式的制定与管理部门以及体系文件的发放部门。 5、文件书写格式： 要求有关部门和人员周知、办理或共同执行的用《通知》；批评、表扬用《通报》。 5.1通知、通报格式 5.1.1标题 通知、通报标题的位置在文件的开首、正文之前，要求准确而简要的概括文件的主要内容。是由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，用简洁的楷体—GB2312小二号文字并且加黑表明文件主题内容，如关于XXXX的通知、关于XXXX的通报等。 5.1.2正文：是文件的主体，它叙述文件的主要内容，一般文件内容最好是一文一事，以便于处理。字体为小四号楷体—GB2312，行间距值为14-20磅。 5.1.3发文部门：写在正文的下面偏右，又称落款。 5.1.4日期：位于文件末尾，写在发文部门下面，并向右错开，应将年、月、日以XX-XX-XX形式全部写清楚。 5.1.5签署：这是表明文件效力的标志，通知、通报等文件根据职责权限签发，并署明编制人、审核人、批准人。 5.1.6报送部门：写在文件落款和日期之下，向左错开，包括抄报、抄送两种情况，报上层领导的文件用抄报；送同级、下级部门的用抄送。 5.1.7附件：是附属于正文的文件材料，是根据需要作为正文的补充说明或参考材料，应放在正文后，并注明附件的标题。 日照市北业制动泵有限公司 通知□ 通报□编 号部门代号-科室/车间代码-月份-次序号关于XXX的通知/通报XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX（正文） 部门名称 日期（XX-XX-XX）编制审核批准抄报：总经理□顾问□技术副总□生产副总□总经理办公室□营销部□财务管理部□体系办 抄送：相关车间、科室、独立班组□  5.2部门发文编码及格式 由发文部门按编制次序编排，便于文件的查找和管理。 5.2.1 BYZB（北业总经理办公室）-XX（发文科室代码-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.2.2 BYCW（北业财务管理部）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.2.3 BYYX（北业营销部）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.2.4 BYJZ（北业技术中心）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该发文件发放次序号） 5.2.5 BYZG（北业质管部）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该发文件发放次序号） 5.2.6 BYSG（北业生产管理部）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.2.7 BYSZ（北业生产制造部）- XX（发文车间代码）-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.2.8 BYCG（北业采购部）- XX（发文科室代码）-XX（月份）-XX（该文件发放次序号） 5.3文件页面设置 5.3.1公司各部门所有抄报、抄送文件一律采用A4纸（210mm×297mm）。 5.3.2除技术类以外的文件，要求纵向页面设置上下边距为10-20mm，左边距为15-25mm、右边距为10-20mm，装订线在文件左侧5mm，正文行间距值为14-20磅； 横向设置上下边距为15-25mm，左边距为10-20mm、右边距为10-20mm，装订线在文件上侧5mm，正文行间距值为14-20磅。 5.3 红头文 对于公司中层以上人员任免使用公司红头文件。 6、体系文件管理： 6．1体系文件页眉设置： 6.1.1程序文件页眉设置应注明文件类别、文件编号、版次、机密等级、发布日期、实施日期。具体格式如下： 日照市北业制动泵有限公司 管理评审控制程序 程序文件 文件编号：BYCX08XX