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管理文件控制程序和流程图绘制培训1.5
《管理文件控制程序》介绍及流程图绘制培训; ;第一编 《管理文件控制程序》介绍;第一编 《管理文件控制程序》介绍;1、什么是管理文件 公司管理文件属公司公文,是对公司各项管理业务的职责分工、运作流程规定的总称。管理文件分为基本管理制度和其他管理文件。;管理制度分类表(一);管理文件分类表(二);管理文件名称除基本管理制度可用“×××管理制度”外,其他管理文件不用“制度”标称,一般用“办法”、“细则”、“规范”、“标准”、“程序”、“预案”等进行标称。
对拟稿人的基本要求:
(1)了解、熟悉公司的总体业务分工,并精通本专业 业务运作的要求及流程。
(2)了解本业务的具体要求,并能在日常工作中贯彻执行。 ;目的(或总则)、制定依据和适用范围
管理职责和分工(要对相关单位的职责和分工进行明确)
业务流程(除文件描述外,还需绘制流程图并作为附件)以及涉及相关管理文件的名称(需注明该文件的编号)
附则(解释权、相关制度的废止、生效等);2012年8月7日发布 2012年8月7日实施;管理文件的会签;会签意见的处理;第二编 管理文件OA报批流程;第1步:打开OA办公系统“日常办公” :;第2-3步:打开“管理文件”并单击“起草”。;第4步:选择审批表表头;第5-8步:填写审批表相关信息。;第9-12步:上载文件及传送文档。;特别要求:;第三编 管理业务流程图绘制;什么是流程图;; 1、简洁明了,易于阅读和理解业务流程
在实际工作中,我们常常需要向别人介绍清楚某项工作的操作流程。若是稍微复杂一些的工作流程,仅用文字是很难清楚表达的!有些管理文件几十上百页,看了后面忘了前面的内容,整篇文件看完后对如何开展该业务流程还是一头雾水。这时就应充分利用可视化技术,将那些复杂的工作流程用图形化的方式表达出来,这样不仅使你表达容易,而且让别人也更容易理解。
2、便于理顺和优化业务流程
业务流程分析可以帮助了解某项业务的具体处理过程,用它可分析出业务流程的科学性、合理性,及时发现和处理业务和工作中的错误、瑕疵,改进管理中不合理的部分,进一步优化改善业务流程。
;3、明确业务分工和职责
流程图可以同时说明业务、工作的流程,还可以在流程中明确各自的分工和职责,关键的控制点等。传统的企业管理是职能管理,也就是说每一项工作只指定了由哪个部门来负责,具体工作中由该部门的领导来分配工作。而信息化要求管理模式由这些传统的职能管理向“流程管理”改进,其目的是缩短信息交互时间,提高管理效率。
4、业务流程规范化和标准化
流程图明确了各相关单位的分工职责、工作业务及先后顺序和流向,是用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账” ,是不允许逾越或破坏的,对业务流程起到规范化和标准化的作用。;第三编 管理业务流程图的绘制;;降低成本
减少周期时间或提高效率
提高产品或服务质量
提高客户满意度; 流程管理让管理变得更规范和让工作变得更简单。
对企业负责人:不用担心有令不行、执行不力。
对中层干部:不用事事请示、不用再受夹板气。
对普通员工:掌握了正确做事的方法,不用再背黑锅。;;5、 流程设计应遵循的原则:; 减少重复的行为或工作
减少多重的审核和批准
采取同步进行的并平行性流程
注意职能统一管理与分层级授权
;第1步:全面熟悉和了解该管理业务;
第2步:确定本业务涉及的相关单位;
第3步:明确各单位的管理职责(会签、审核、批准等)
及审批权限(授权);
第4步:明确完成业务所需的工作步骤并按先后顺序排列;
第5步:明确流程中的关键决策点和控制点;
第6步:按业务工作内容的先后顺序及逻辑关系用带箭头的
连接线连接起来;
第7步:检查流程图是否存在遗漏、错误或不合逻辑的地方
,并加以修正和完善。
第8步:修饰流程图,对各类图标和连接线等修饰美化。; 为便于绘制流程图,推荐下载Visio2003(51M)流程图软件绘制。;Visio 2003 是一个Office办公软件系列中的一款图表绘制软件;其操作界面、操作方法与Word基本相似。;绘图环境介绍:;Visio常用工具介绍;图例;流程图为垂直跨职能部门流程图,纵向为流程;横向为部门或单位。
一般要求在一张页面上绘完一个流程图,特殊情况的可以分两页绘,但要标识出活动连接符号。
一
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