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PAGE  PAGE 6 电子档案数据丢失的原因分析及处理 　　【摘要】本文阐述了电子档案数据安全的重要性，介绍了一起因服务器损坏造成档案数据全部丢失的事故，及恢复档案数据的处理过程，总结了恢复丢失档案数据的处理要点及措施，为今后应对类似情况积累了经验。 　　【关键词】电子档案数据；丢失原因；恢复方法 　　一、电子档案概述 　　随着科学技术的发展和计算机的普及应用，档案室由过去单一的纸质档案逐渐演变成纸质档案和电子档案并存，由于电子档案对比纸质档案无损耗、检索方便、查阅快捷可靠并能实现资源共享，所以许多企业将档案管理系统纳入办公系统，电子档案数据保存在企业信息中心数据库中。 　　（一）纸质档案与电子档案。纸质档案形成后真实可靠，不易造假，稳定性强，只要按照档案存放标准执行不会损坏；但纸质档案查阅时具有局限性：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的一人或几人查阅，经常查阅不可避免造成磨损甚至损坏或丢失。而电子档案具有检索方便、查阅迅速、复制打印快捷，利用人能多人在不同地点同时、异地查阅，电子档案经多次查阅不会损坏丢失。但电子档案也有不稳定性，很容易被修改和被破坏；保存电子档案的介质或设备损坏会造成部分甚至整个电子档案系统瘫痪、电子档案数据损坏或丢失；系统损坏、网络故障、停电等因素都将无法使用电子档案。随着信息社会的到来和电子文件的剧增，传统的档案管理模式发生了很大变化，目前，几乎所有的电力企业均采用增大电子档案存档的比例和普及使用范围。电力企业的电子档案一般保存在企业信息中心服务器的硬盘上，其安全性、真实性、完整性日益突出。为确保电子档案安全性、真实性、完整性和有效性，档案备份必不可少。 　　（二）公司档案系统。我公司2008年以前，档案管理系统在OA办公系统，文档一体，数据存储在信息中心服务器中。2008年至今，公司档案管理系统采用的是飞扬公司档案管理软件，公司办公软件采用的是A6协同办公软件，公司所有数据包括档案管理数据均保存在信息中心服务器中，信息中心共有8个服务器（包括备用服务器）。公文自起草、初审、会签、审核、审批、用印、知会至归档，全部在A6协同办公系统流转；文书档案管理员在A6协同办公系统将收、发文件按年度、类别归档在指定文件夹后，将数据通过OA接口导入飞扬档案管理系统，然后，在飞扬档案管理系统里的文件登记里进行分类整理，按年度、问题、保管期限录入文件分类号、盒号、保管期限、责任者、成文日期、页数等，再提交归档，整个电子档案保存在飞扬数据库中，部分没有电子档案的文件，通过扫描上传或挂接在飞扬系统中。 　　二、电子档案数据丢失经过、原因分析 　　2012年10月，公司电子档案发生了因服务器损坏数据全部丢失的事故。下面就以此次事故为例，简要介绍公司电子档案数据丢失经过、原因及处理办法。 　　（一）数据丢失经过。本人从事档案管理多年，2010年11月发现一些奇怪的现象：虽然科技发展很快，电脑速度日新月异，但是归档速度和查询速度还没有以前的速度快，而且经常发生错误，在整理归档电子档案时，归档上百条后，就无法再归档。档案管理员A6协同界面出现“白脸”现象。联系信息人员告知现在协同身份人员增加多、文件容量增大，加之访问人员时多时少，公文在A6协同中通过OA接口导入飞扬档案管理系统时，经过两个系统转换导入，影响A6协同，建议每天减少归档数量，或利用休息时间其他人员不用协同时，再归档案数据。在每天减少归档数量后，情况不仅没有改善，上述现象越来越频繁，后来发展到档案人员归几十条档案后，全厂协同办公系统瘫痪，影响公司正常工作。并且归到飞扬档案系统的文件有的可以打开，有的打不开，还有部分文件打开时出现错误：文不对题；有时归档顺利，有时归档几次均不成功。终于在2012年10月中旬的一天，协同系统中的电子档案无法归档，登录档案管理系统查不到档案信息了，立即询问信息中心原因，信息人员检查、操作后回复：包括备份服务器在内的公司8台服务器全部损坏，存储在服务器硬盘中的档案管理系统的电子档案数据全部丢失。 　　（二）原因分析。1.各级管理人员对档案重视不够，对电子档案的安全性尤为突出。没有电子档案信息安全意识，不重视电子数据的保存和备份工作。2.公司信息管理人员素质参差不齐，对反馈到信息中心的问题没有引起重视，没有正确处理，往往以客观理由应付了事，本来是很小的问题，长期未能解决，日积月累，发生8个服务器全部损坏的大问题。3.没有按公司管理制度要求备份，对档案人员多次提出的档案数据应及时备份、特别是发生问题时，仍然没有备份造成数据丢失后很难及时恢复。4.信息管理人员硬件水平较低，对档案人员多次反映的问题，只是从软件操作方面寻找原因，采取正常工作日限制档案管理人员归档数量，让档案管理人员在晚上和周六周日进行归档