房地产公司的业务协同办公室系统选型和管理论文公司协同办公系统选型和管理.docVIP

房地产公司的业务协同办公室系统选型及管理论文 公司协同办公系统选型及管理 摘要:针对房地产公司的业务发展需求,进行细致的需求调研,并根据需求进行项目技术框架选型,决定采用B/S方式,使用JAVA技术开发,运用目前广泛应用的SSH框架模型。系统采用较成熟产品加上部分定制开发模式,系统搭建在LINUX平台上。在项目开发过程中,加强与开发团队的沟通,尽量使需求准确传递并做好各项工作的审计工作;在系统上线后,通过上下双管齐下方式,促使系统在公司全面应用,并做好数据的备份等管理工作。目前,系统运转状态良好,给公司管理带来极大的便利。 关键词:协同办公系统；B/S ；JAVA； SSH 随着公司规模的扩大和业务的不断发展,对信息化的要求越来越迫切。办公室人员经常需要进行各类公文的审批,要拿着纸质文档到处去签字盖章,如领导出差可能需要等待数日。领导如需要对自己批示过的文件实时了解办理状态,还需要一一打电话去询问。综合管理人员也需要对人员信息、考勤情况做一些全面的了解。而这些,采用手工的方式一来非常繁琐,二来容易出错,三来效率极低。随着公司人员信息化水平的提升,公司采用办公自动化的环境也日益成熟。需要就葛洲坝房地产公司的实际业务情况运用一套协同办公系统软件。 1系统需求 结合葛洲坝房地产公司的实际业务情况和各个部门的要求,整理出协同办公系统的核心需求如下。 (1)工作流引擎:公司的办公业务主要是围绕着公文的流转展开,所以系统需要采用工作流引擎,且流程可以可视化建立,方便系统管理人员灵活的定制流程。 (2)短信办公:公司领导经常出差,希望系统具备短信办公功能,可以将待办公文内容以手机短信形式发送,领导查阅后也可以通过短信方式直接进行公文审批,确保公文不搁置。 (3)公文委托:领导可以将公文委托给具体的负责人处理,可以约束委托时间及委托的公文类别。或者对不同的公文类别委托给不同的人员处理。 (4)多身份处理:系统要求支持多身份,集团公司的领导可能是下面分公司的领导,那么该领导就可以处理多部门的业务。系统要求只使用一个帐户,实现多个身份之间的跳转。 (5)保密措施:系统传输保密,用户信息保密,签名保密,公文流转保密,电子公章使用保密。 (6)档案管理:流转完毕的公文要求按照不同的类别归档存放,如需要使用则要求进行申请审批,由相关领导确认后方可借阅。 (7)提醒功能:公文到达提醒,公文快过期及已过期提醒,他人发送点对点消息提醒。提醒可以通过弹出页面小窗口或者通过手机短信方式开展。 (8)日常办公:要求具备点对点消息、企业邮件、日程管理等功能。 (9)综合管理:要求具备考勤管理、车辆登记、来访管理等功能。 (10)系统管理:要求具备部门管理、人员管理、角色管理、权限管理等功能。 2系统选型 结合葛洲坝房地产公司协同办公系统的业务需求,笔者开始就尽可能满足需求的前提下,使整个系统的建设达到最高的性价比。当然,在实际部署中也要充分考虑系统的安全性和稳定性。笔者主要从以下几个方面进行对照分析,来确定系统选型。 2.1成熟产品与定制开发 成熟产品功能比较稳定,但是由于每个企业都有自己的特殊需求,市场上通用的协同办公产品经考察均不太符合公司的业务实际。所以决定采用成熟产品加定制开发的方式进行系统选型。在购买供应商产品的同时也需要供应商在产品上进行二次开发,满足个性化的需求。 2.2 C/S与B/S 为了方便系统的统一管理,也方便大家可以在任一地点接入系统进行办公,系统采用B/S方式进行开发。 2.3 J2EE与.NET 企业的信息化投入在讲求易用、安全、稳定的同时,也要讲求投入的性价比。目前J2EE方式由于其高性价比和稳定性,已经在中小企业信息化建设中广泛应用。系统建设也将采用J2EE方式。 2.4 Mysql与Oracle 考虑到系统的数据量不是很大,且Mysql是开源数据库,在满足大数据量的同时也可以保证运行效率,基于这些考虑,系统暂且放弃使用昂贵的Oracle数据库。 2.5 Linux与Windows 基于系统安全性的考虑,使用Linux操作系统可以更有效的保证系统的稳定性,所以系统服务器操作将采用Linux系统。 3系统管理 葛洲坝房地产协同办公系统经过近一年时间的开发和调试,已经开发完毕且运行稳定。在一年多的开发和完善过程中,作为业主单位,笔者参与了系统从需求到开发、设计、评审、测试、试运行、上线运行、后期维护的全过程,并在过程中合理的运用了一些管理方式,主要的管理工作如下。 3.1系统开发管理 在系统开发过程中,如何与系统开发团队做好沟通,让系统需求准确无误的传达给项目经理并通过项目经理传达给每位成员是系统成功实施的关键。在项目开发过程中,笔者经常性地参与项目组例会,并对项目各个里程碑的文档进行仔细阅读检查,确保项目成员对项目目标的理解准