行政服务手册[确稿].doc

行 政 服 务 手 册 东易日盛意德法家家居装饰集团 人力行政中心目 录 第一部分 前 言 第二部分 集团行政部部门职责 第三部分 行政部各岗位岗位职责 第四部分 各岗位工作指导作业书 第五部分 工具及附件 第六部分 应急预案 第七部分 结束语 第一部分 前 言 为了集团化管理的需要，提高集团行政对各事业部行政事务支持的效率，帮助您更好地完成各项行政工作，制定相应的岗位职责、工作标准，特制定本手册。请各位仔细阅读，希望对您的实际工作起到帮助作用。 第二部分 集团行政部部门职责 负责集团行政管理体系的搭建，行政管理制度建设； 建立健全各项工作流程，提高服务效率； 根据各部门的工作计划，制定、指导各部门进行行政费用预算，并进行有效控制，以节约资源； 负责集团采购体系的搭建及供应商的管理、监控、资格审批； 负责对集团所属供应商的价格时行控制和监督； 负责集团各类证照及印章管理，保证公司的合法权益； 负责对各事业部、分公司、木业基地、经贸公司行政工作进行指导、运营接口； 负责集团公司各类证照的年检、申报工作； 负责指导各事业部、分公司进行固定资产的管理和维护； 计算机系统、网络系统、办公设备以及其他软件系统和IT设备的维护管理。 第三部分 行政部各岗位岗位职责 第一章 前台接待员岗位职责及工作内容 一、负责前台电话的接、转工作； 二、负责前台来访客户接待的工作； 三、负责收发传真和信件，收发快递； 四、负责每月公司通讯录的调整及发放工作； 五、负责各会议室的管理和使用登记； 六、负责名片登记及制作发放工作 七、负责协助公司各部门复印和复印机的维修工作 八、前台区域及办公区的办公设备，发现问题，即时报修； 九、协助集团人力完成应聘人员的接待填表工作； 十、协助行政专员做好办公用品发放工作； 十一、协助行政专员维护办公区的环境和秩序。 第二章 保安员岗位职责及工作内容 一、负责公司的安全保卫工作 二、负责公司的消防工作，对公司的消防设施按规定进行统一管理，使其始终处于有效状态；负责对员工进行消防安全知识宣传，提高员工消防意识 三、坚持预防为主防消结合的原则，负责检查并解决公司存在的治安、消防等安全隐患 四、严格执行公司关于物品出门转移管理制度，确保物品凭证出门转移，维护公司财产完好有序 五、负责公司的内部巡查工作，认真负责做好每日的巡查记录表及交接表，及时处理巡查过程中发现的各项问题 六、负责公司的行政设施、设备的定期检查并主动协调相关部门报修 七、以节电为原则，负责合理安排公司内部照明、员工上下班、午休的随机开关 八、负责合理控制公司室内温度，按气候变化设置空调风机风量 九、负责维护公司大型会议、活动的安全保卫工作，并主动协助他人做好后勤保障工作 十、负责公司装修、改造施工期间的管理和后勤保障工作 十一、以客户服务为宗旨，维护公司客户利益，并积极主动协助各部门工作，及时做好各部门需求记录，逐一落实 十二、负责公司内部综合性、突发性事件的处理，协助部门负责人维护协调公司内、外部关系，高效、务实的完成上级交办的临时工作。 第三章 保洁员岗位职责及工作内容 一、负责整体办公区域地面、桌面、椅子的清洁； 二、负责各级总监办公、大小会议室的卫生清洁； 三、公司公共办公区域的卫生清洁（地面、桌面、椅子、复印机、传真机、饮水机、花盆、植物、门、窗等） 四、每季度清洁办公区玻璃隔断一次； 五、办公区域内各种设施设备的报修（电灯、展板、门锁、饮水机、玻璃等） 六、办公区域内绿植情况巡查，不合格及时上报后勤主管协调解决； 七、协助行政主管维护办公环境和秩序； 八、上级交办的临时性工作。 第四章 行政专员岗位职责及工作内容 一、负责公司办公用品及临时性物品的申购、发放登记、统计及管理工作，做好出库入库盘存管理，做帐实相符。按周期提供数据分析报告（月度、季度、半年度、年度）； 二、根据各部门的工作计划，协助行政部经理制定、分析、实施行政费用预、决算、费用分摊，并进行有效控制；按周期提交数据及费用分析报告（月度、季度、半年度、年度）； 三、负责办公环境的布置、维护、监督、管理及办公环境的安全保卫及消防安全； 四、负责集团、木业工厂、经贸公司、各分公司各种采购报请的初步审核； 五、负责公司固定资产统计、发放及管理工作 六、负责集团各项后勤管理制度、流程的建设、修改和完善并监督实施； 七、集团采购供应商的甄选、审查、联系、协助工作，建立并管理供应商档案。对所提供的服务和产品进行监督检查。提交分析报告结果并做好审计工作，按周期在集团内进行公示（半年度、年度）； 八、负责后勤系统相关合同、档案的建立健全及管理工作； 九、 负责行政日常工作：制定行政工作计划，贯彻部门行政管理制度、流程，确保相关工作的顺利开展； 十、负责集团各种重大会议