采购与付款循-环审计.ppt

采购与付款循环审计; M和N注册会计师于2007年12月10日至13日对甲公司购货与付款循环的内部控制进行了解和测试，并在相关审计工作底稿中记录了了解和测试的事项，摘录如下： (1)甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账（登账不及时）；一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。 ;;(1)验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。 (2)付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。 (3)会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账并按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。;采购与付款循环;主要业务活动;第一节 采购与付款循环概述;; 2. 编制订购单 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。 订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后，应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。 ;; 3. 验收商品 验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。 验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。 ;4. 储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。 ; 5. 编制付款凭单 记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括： （1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。 （2）确定供应商发票计算的正确性。 （3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。 （4）独立检查付款凭单计算的正确性。 （5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。 （6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。 ; 6. 确认与记录负债 在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性，通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。; 7. 付款 通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括： （1）独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。 （2）应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 （3）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。 ; （4）支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。 （5）支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。 （6）支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。 （7）应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。 ; 8. 记录现金、银行存款支出 仍以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账