油料所请款及费用报销须知.doc

中国农科院油料所请款及费用报销须知 一、请款 1、预支周转金、差旅费：应填好注明事由、地点、金额的预支款单,万元以上须由分管所长签批。 2、外拨试验费、项目经费：原则上用发票结算，同时须附有上级下达的任务书、项目协议书或项目合同书，部门或课题负责人签字并注明在何项目中开支，由科技处审批登记；财务负责人审批；分管所长签批。 操作流程： 经办人填写预支款单 → 部门负责人签字 → 科技处签字登记 → 财务负责人签字 → 分管所长签字（不分金额大小）。见附表一。 二、各类业务报销 1、差旅费报销：按要求填好油料所差旅费报销单，应载明出差事由，只报销本次出差期间与出差有关交通费、住宿费等原始凭证，对不符合规定乘座飞机及一等座、住宿费超标须由各分管所长签批，乘坐飞机需附登机牌，参加会议及培训需附上会议或培训通知。部门或课题负责人签字时须注明在何项目中支出。出差回来后应及时报销，对超过两个月未报销的不论金额大小须由分管所长签字后财务部门才可报销，部门负责人差旅费报销由分管所长签字审批。 操作流程： 汇总填写各类报销原始单据 → 部门负责人签字 → 报销人。见附表二。 2、费用报销：办公用品及材料等耗材，提供的发票应真实有效，必须是税务部门的近期统一发票；大宗材料的购买需附有相关合同，发票上的购货单位、商品名称、日期、数量、单价、金额必需填写，要求字迹清晰，大小写相符，不得有涂改痕迹；如发票中只有商品总额的，必须附上商品清单，清单上需盖上与发票相同的发票专用章，在原始凭证较多的费用报销时应用费用报销单汇总归集，费用报销单上须填明部门、日期、内容、报销人、原始凭证的张数及金额合计；发票后面应有经手人或证明人以及部门或课题负责人签字，并注明在何项目中支出。部门负责人的各项费用报销均由分管所长签字审批。（单张发票在万元以上需分管所长签字，50万元以上（含50万元）由所长签字）。 操作流程： 汇总填写各类报销原始单据 → 部门负责人签字 → 报销人。见附表三。 3、仪器设备购置：必需先写购物申请，由部门（课题）负责人签署意见，并注明在何项目中支出，设备管理部门、财务负责人，分管财务的所长签字批准后，才可购置。仪器设备的购置， 必须按照相关规定执行，否则财务不予办理。 4、业务招待费：填写客餐审批单，400元以上（含400元）的需分管财务所长签字。 5、手机费：凭电信局有效结算单报销。 6、会议费：由所主办会议报销需提供会议批准文件、会议通知、会议预算、会议代表鉴到薄、参会人员往返车票复印件（外地3人以上）、会议经费决算表以及会议召开饭店出具的会议费发票和费用结算单等相关凭据（预算在两万元以上的会议需在政府采购定点宾馆召开）。 7、出国费用报销：严格按照财政部关于出国报销的有关规定，同时需提供任务批件、护照（包括签证和出入境记录）复印件、出国前预算批复表及有效费用明细票据。各种报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。费用控制在预算经费之内，超额部分由个人承担。 8、劳务费、专家咨询费：只能发放给个人，其他方式不认可，发放对象应符合相关规定；发放凭证应当具备人员姓名、工作单位、职称、身份证号、工作内容、工作时间、领取人签字。 操作流程： 经办人填写代支出凭证 → 部门负责人签字 → 财务负责人签字 → 分管所长签字 （不分金额大小）。见附表四。 三、其他注意事项 1、个人借差旅费、外协费、原则上壹个月内必须结清，对个人借款采取前不清、后不借的原则，财务将对无故拖延时间，不清理帐务的，从工资中扣回。 2、为配合公务卡即将实施，原则上所有报销不支付现金，对公业务按发票上注明的单位一律以转帐形式从网上支付，零星报销及差旅费报销均打入个人银行卡。 以上规定从9月份开始执行 中国农科院油料作物研究所计财处 2012.8.28 附表一： 中国农业科学院油料作物研究所 预支款单（代借款凭证） 借款单位： 单位：元 预支款理由借款人签 名大写金额小写金额：机关首长： 单位主管： 财务主管 附表二： 中国农业科学院油料作物研究所差旅费报销表 出差人部门出勤事由旅途摘要2010年 月 日 时从 出发， 途径 于 月 日 时回到费用种类单据 张数金额补贴金额火车费飞机长途汽车住宿费杂支费其他车船合计单位负责人 财务主管 年 月 日 附表三： 费用报销单 报销部门： 年 月 日 单据及附件共 张 报销项目摘要金额 备注