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第一章 办公自动化概述 第一节 办公自动化 一、办公自动化及其特点 1、办公活动 处理集体事物的一类活动，它是以 “公”即以为“集体”办事为基础 注：办公活动的核心是实现管理，实现管理则 通过处理信息来进行。所以，办公活动是处理信息为主要业务特征的。 注：工人的工作对象是产品，农民的工作对象是农产品，办公活动中办公人员的工作对象是-------反映社会的信息。 2、办公自动化的出现： 传统的办公手段现代化，即以手工为主的办公方法，已经不能适应现代办公的需要，因此，急需实现办公手段现代化。 3、办公自动化的概念 这一术语是由美国通用汽车公司D．S．哈持于1936年首先提出来的。自此以后几十年，OA专家们对其进行了热烈的讨论，备抒己见，产生了难以计数的OA定义，形成若干OA学派。20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman（季斯曼）为办公自动化下了一个较为完整的定义。我国办公自动化室20世纪80年代中期发展起来的。 办公自动化是指办公过程或办公系统的自动化。它是应用先进的科学技术，由办公人员利用现代化的办公设备，快速地处理日常办公事务，有效地管理、加工和使用信息的人——机信息处理系统。 4、现代办公的特点 （1）、利用先进的科学技术 （1）、使用现代化的办公设备 注：办公自动化是一个人机信息系统 （1）、完整的办公自动化系统 信息采集——信息加工——信息传输 ——信息保存 （2）、人、机器和信息资源在办公活动中的关系 信息：被加工的对象 机器：加工的手段（重要因素） 人 ：加工过程的设计者、指挥者和成果的 享用者（决定性因素） 注：什么是办公自动化 例：学生成绩管理过程的发展 手工处理学生名单和成绩 成绩自动查询 成绩分析统计 奖学金的评定 办公自动化是利用计算机技术、通讯技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理办法借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化、自动化 注：办公自动化是多种学科的科学 （1）、技术科学： （2）管理科学 计算机技术 行为科学 通讯技术 系统科学 人机工程学 社会学 自动化技术 心理学 二、实现办公自动化的意义 1、办公自动化是对传统办公方式的变革 每年白领工人都有较大的工作强度；然而，仅在最近强调利用计算机以来才使他们眼前的工作环境变得更有实际效果。白领工人的工作效率还没有赶上监领工人的生产效率。意想不到的是，专业人员费了他们时间的10%-75%在书写工作上，而文书人员则多费了10%-50%的时间在很容易就能实现自动化的工作上。具有专职秘书的任一公司或办公室都能证明，购买计算机和支援软件是合算的。办公室自动化，特别是数据处理，在许多办公环境里大大地提高了办公效率。在办公室自动化方面，投资的回收周期通常不超过两年的时间。 行政首脑和文书人员都能同等地认识到办公室自动化的效益。例如，按照惯例，秘书要用打字机印出由经理通过口述或手写的文件。而现在，秘书可以利用字处理设备来简化这个抄录过程；而且，经理能在视频显示器(VDU)上产生较短的修改稿，这比起向秘书说明修改稿的内容来要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及输出质量要有同等的提高，也不是一件过分乐观的事。 2、办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段 3、办公自动化有效降低办公成本 4、办公自动化实现了办公活动的人机智能化 5、办公自动化有利于实现资源共享 6、办公自动化是科学管理的必由之路 3、办公自动化发展的过程 三、办公自动化发展的过程 1、美国办公自动化发展的概况 美同是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段， 1．单机设备应用阶段(1975年以前)，主要是在办公室工作中使用文字处理机、词处理机、复印机、传真机等设备，以完成单项办公业务处理，支持事务处理类工作。 2．局域网阶段(1975—1982年)，主要是以计算机和程控交换机为中心，利用局域网将各种设备连接起来，实现部分业务处理的自动化。 3．一体化阶段(1983—1990年)，即综合利用各种技术与设备，如计算机、多功能工作站、传真机、缩微设备、专用