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大型活动初期规划与预算 08级旅游管理学院 饭店与会展专业 第11小组 2012年4月8 日 目录 摘要 ３ 大型活动的定义 ３ 大型活动的特点 ３ 大型活动的初期规划与预算 ４ 一、 确定活动的目标 ５ 二、 资金额度 ５ 三、 活动愿景 ７ 四、 活动愿景之常见问题答疑 １０ 五、 活动体验的设计目标 １１ 六、 初期规划 １１ 七、 活动预览 １３ 八、 预算控股 ２４ 结语 ２６ 参考文献 ２６ ２ 摘要 随着文化市场的进一步开放，以及营销、公关等市场手段的不断丰富，大型 活动的举办日趋活跃，但是在这些大型活动异常火爆的现象背后，很多活动的组 织者和承办方却无时无刻不在忍受着由于活动管理上的不足而造成的超强的体 力和脑力压力以及财务预算超支的经济损失。古人云：有勇无谋尽烈士，一事无 成。因此，一个大型活动的成功举办，最为关键的是一份满分的策划方案。本文 以大运会策划方案的研究对象，重点研究其初期规划与预算的相关内容，本小组 成员经讨论、通过深入分析得出结论，作出以下报告。 关键词：大型活动、初期规划、初期预算 大型活动的定义 大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。 ·第一，大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源，包括人 力、物力。如一个产品要进入一个中心城市，恐怕要花数百万元的传播费用。这 样大的花费，为什么还要组织这样的大型活动呢？当然是为了企业的传播需要， 为了吸引更多的人去购买他的股票，这是大型活动的目标。没有目的而耗费资金 做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的。我们经常遇到这样一些厂家，看 到人家公司庆典活动，他也要做庆典活动，而且要求活动更热闹，规模更大、规 格更高，但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚，显然没有目的性。 ·第二，要有计划性。凡事都应有计划，大型活动更不例外，而且更要求有 周密的计划。 ·第三，众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动，就应该有众 多的人参与，但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工，要开 一个全体大会，也是众多人参与，但这不能说这是大型活动。大型活动和小型活 动的根本区别不仅在于参与人的数量，而是在于活动的社会化程度。 大型活动的特点 ３ 第一，必须有鲜明的目的性。不是一般的目的，而应该是围绕整个组织机构 的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的。一个组织的形象只有永远与社会 协调同步，才有可能在社会环境中树立起它的良好组织形象，如果靠欺骗的手法， 即使一时占领了销售市场，或者说提高了市场占有率，但最终还是要退出这个市 场的。 在国内，有的时候我们会发现，商场为了促销，组织工作人员提着商品，在 商场里走来走去，这绝对不符合我们公关的职业道德，这是一种欺骗行为，对树 立企业的良好形象绝没有好处。因此，活动的目的性应该站在社会综合的立场上， 并不仅仅是站在我们某一个企业的立场上。 第二，广泛的社会传播性。公关的大型活动本身就是一个传播媒体，其作用 像一个大众传播媒介，只不过这个传播媒介在大型活动没有组织之前是不发生传 播作用的，一旦这个活动开展起来，就能产生良好的传播效果，我们还应该注意 到活动本身吸引了公众与媒介的参与，因此，大型活动的信息是通过媒介或者是 通过公众传播的，这是我们在策划大型活动的过程中必须考虑到一个很重要的特 点。 第三，严密的操作性。在组织大型活动的过程中，给我们成功与失败的机会 只有一次。因为大型活动不同拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头， 最后再重新编辑，但是策划大型活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法 弥补了。如果在活动过程中，由于工作人员的一时疏忽造成了失误是一件非常遗 憾的事情。在一些个案中，因为举办大型活动而导致酿成伤亡事故是不少的，丹 麦