GBT19001-2015成文信息程序文件要点.pptVIP

文件化信息控制程序 文件化信息管理存在的问题 之前印刷的一部分记录，还未使用完，新旧版本记录混用； 制订的文件格式不符合要求； 记录填写不规范； 不清楚文件编制、评审、批准、修改等流程； 以上等等…… 依据ISO9001：2015标准7.5.3条款要求，制定文件化信息控制程序 文件定义： 由信息及其承载媒体（媒体可以是纸张、U盘电子媒体、照片）组成的即文件。如规范、程序文件、操作规程等。 记录定义： 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录为可追溯性提供文件，提供验证纠证措施的证据。 文件和记录的区别 文件是活动的依据；记录是活动的证据。 文件指导活动；记录证实活动。 文件允许修改；记录不允许擅自修改。 文件产生在活动之前；记录产生在活动之中或活动之后。 文件化信息控制程序 1 目的 对与管理体系有关的文件化信息实施控制，确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。为管理体系的有效运行提供证据，为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据，为采取纠正措施提供证实。 2 适用范围 适用于与管理体系有关的所需文件化信息的控制。 体系文件分类 管理手册 程序文件 需保留的文件化记录信息（各类表格、报告等信息） 管理手册(一层文件)：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境/职业健康安全控制的文件； 程序文件(二层文件)： 规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件； 运行文件(三层文件)：运行文件是程序文件的支持性文件，更详细描述指导作业的要求及步骤，如作业指导书、检验规程、操作规程、评估准则、合同、工艺指导等技术类文件；安全操作规程、管理办法，制度等管理文件； 外来文件（法律法规、行业标准、上级文件等信息）。 记录：用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动；涵盖各部门业务、工序活动记录。 运行文件 文件的编写 管理手册 由质量管理部组织人员编写。 由管理者代表评审文件的充分性和适宜性。 由董事长批准，质量管理部发布。 程序文件 由质量管理部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写。 由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性。 由管理者代表批准，质量管理部发布。 文件的编写 4.2.3与运行相关的文件化信息 由各部门负责指定专人编写，此类文件编写要与管理手册、程序文件要求协调一致，内容明确，责任要界定清楚，程序要具体、可操作。 部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性。 办公室负责评审文件化信息的内容样式。 由各部门主管领导批准、发布，质量管理部登记备案。 文件的编写 一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、状态标识、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容。 受控文件必须经过审批，加盖红色“受控文件”章，并标以受控号，需作发放统一使用《文件信息发放、回收表》进行登记。 非受控文件，则相对受控文件，限于参考使用。不能直接用于体系的指导性文件，限于部门内部方便使用的文件。 4.3.1.1文件化信息的编号 a) 文件编号统一由质量管理部按本程序规定执行，各部门起草文件时应按4.1.2条款规定实施，并向质量管理部备案； b) 外来文件如：国家标准、法律法规及其他要求等采用原文编号，不另外编号； c) 其它通知类文件执行公司《公文管理制度（试行）》文号要求； d) 管理体系内文件编号均按4.1.2条款规定实施。 4.3.1.2文件化信息的版次 版本号用大写英文字母标记，由A、B、C……字母为顺序，A为第一版，以此类推。版次一般在文件封面或标题栏中标记。 修订状态用数字0、1、2、3……表示，与版本号的英文字母以“/”隔开，0为初始发布状态，1为第一次修订，以此类推，如：A/0 ，A/1……等。 4.3.1.3文件化信息的状态标识 文件状态标识可分为受控、非受控标识、修订标记、作废留用标记等。 现行有效的文件加盖红色“受控文件”章，并标以两位数受控号，通过文件发放记录受控。 非受控文件加盖“非受控文件”章。本公司对非受控文件不负责修改及换版。 需保留的作废文件（包括存档文件）应加盖红色“作废保留”章。 文件（除管理手册）在标题栏内均应设置修订标记栏，文件未修订时，修订标记栏内为空白，其版次状态即为A/0版，第一次修订时，在修订标记栏左侧第一格中标记“1”，第2次修订时在第二格标记“2”，……以此类推，其相应的版次为A/1、A/2版等。文件修改4次后，一般应换版。 4.3.2文