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文书档案管理 本课程分五章进行讲述： 第一章 归档文件 第二章 归档文件的形成 第三章 文件的归档 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 第五章 归档文件整理方法——立卷法 第一章 归档文件 　　文书档案——是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。 第一节　归档文件概述 三、文件转化为档案必须具备的基本条件 第二节　归档文件的种类 第三章 文件的归档 第一节　概念 第二节　归档制度 2、档案室——具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。 6、文件归档要有交接手续 一、划分归档范围的指导性文件 二、归档范围划分的原则 三、机关文件归档范围 　　　3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 　　　4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 不归档范围： P33 不归档范围： P33 　　　3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 对机关文件材料归档范围要掌握两点： 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； １、利用原有基础。 ２、关注新领域文件材料。 二、严格文件的日常管理 （l）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要； （2）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料； （3）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物； （4）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度； （5）本单位与有关部门签订的协议、合同； （6）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料； （7）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件； （8）外单位直接发到文件承办部门的文件。 第四章　归档文件整理方法—单份文件整理 使用单件整理方法的前提是——有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 一、单件归档的概念及适用范围 适用范围： 归档原则： 总的方法： 整理单位应为 “自然件”，即单份文件。 1、单份文件 2、报表、名册、图册、书刊 3、正本与定稿 文件的正本 文件的定稿 4、正件与附件 5、正文与文件处理单 6、原件与复制件 7、转发件与被转发件 来文与复文、去文与复文 文件材料归档的主要步骤 文件材料归档的主要步骤 文件材料归档的主要步骤 第一步：收集文件，齐全完整 第二步：区分年度，合理准确 第二步：区分年度，合理准确 第二步：区分年度，合理准确 第三步：分机构（视具体情况而定） 第三步：分机构（视具体情况而定） 第四步：保管期限，划分准确 第四步：保管期限，划分准确 第四步：保管期限，划分准确 第五步：文件装订，保持原貌 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易褪变的文件 3、超大纸张折叠 4、去除会生锈的金属物 5、“件”内文件排列。 正本在前，定稿在后 转发件的排列：转发件正本—转发件定稿—被转发件 6、编制页号（P45） 7、确定装订位置及对齐文件 7、装订位置及对齐文件 第六步：文件排列，合理有序 第六步：文件排列，合理有序 第七步：文件编号 6-A-2010-办公室-永久-1 第七步：文件编号，不重不漏 编号方法(一）： 盖档号章 归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。 档号章包含六个项目：P48 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 档号章的项目及填写内容： 第八步：文件装盒，盒满为限 第八步：文件装盒，盒满为限 第九步：特殊情况，填入备考表 第十步：编制目录，一式三份 第十步：编制目录，一式三份 归 档 文 件 目 录 著录时应注意：P49 4、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时在题名之后加上涉及本单位其他人员名字，外加“[ ]”。 5、有附件的应将附件的题名完整录入。 6、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数。 第十步：编制目录，一式三份 第十步：编制目录，一式三份 第十一步：档案排架，两条队列 全宗号 年度 类别号 保管期限 件号 机构 全宗号：档案馆赋予立档单位编制的代号 。 文件材料归档的主要步骤