第4章 电子政务系统与办公自动化.pptVIP

第四章 电子政务系统与办公自动化系统 一、办公自动化 二、电子政务系统与办公自动化系统 三、本章问题 一、我国办公自动化的发展现状 1、我国办公自动化发展的历史阶段 我国的办公自动化（OA-?Office?Automation）自70年代开始到目前大致经历了三个阶段： 第一个阶段是以单项业务处理为中心。主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等。 第二个阶段是以数据处理为中心。主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等。其特征为客户机/服务器（Client/Sever,c/s)体系结构。 第三个阶段是以工作流为中心。主要标志是网络技术的普遍使用，实现了文件、网络打印共享，网络数据库管理等工作。 第四阶段是以知识管理为中心 。主要标志是办公的信息化，即在适当的时候，将适当的信息传递给适当的人，以作出正确的决定，避免重复和错误。关注的是信息的充分利用。 目前的问题： 办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。原因主要有三个： 首先对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。 其次是忽视了办公自动化发展的基础，通常只是认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化，其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。 第三，技术条件的制约，也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的。 2、办公自动化的作用 办公自动化的目的是高效完成管理工作、完善组织结构体系、降低成本、提高效率和协作水平。其作用主要有： （1）变革传统的办公方式。 （2）为沟通、协调、控制提供有效的手段。 （3）降低办公成本。 （4）促进资源共享。 （5）实现科学管理 3、新时期办公自动化的内涵和外延 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。因此，新时期，对办公自动化的认识要与时俱进： 首先，从网络的性质来看，OA应定位于内部网（Intranet）； 其次，从办公性质来看，OA应定位于数字化办公； 最后，从信息化建设的角度来看，OA应是信息化建设的基础。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。 数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，通过开放授权使得信息共享成为现实。 4、我国办公自动化发展的方向 我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公，即所有的办公业务都在网络环境下实现。 从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。 从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离。首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；其次管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。 尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。 5、数字化办公的发展选择 （1）基本构架 数字化办公既不同于传统的OA，也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即： 首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）。 其次，在平台的基础之上，插接各种业务应用（可理解为传统的MIS），这