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公文格式和公文处理培训讲义 一、公文格式中常见的问题分析 (一)公文格式组成部分中常见的问题 1、眉首部分 （1）发文单位标志。集团公司的子公司的发文单位标识字号应小于“共创实业集团有限公司”。但有的子公司没有注意，其发文单位标识字号比集团公司的还大。 （2）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”（“〔〕”在“标点符号”里）,而经常用圆括号“（）”或方括号“[]”，如“共发（2008）2号”、“共通字[2008]5号”； 便函的发文字号置于红色反线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于红色反线上，有的标识时没有右顶格到边缘。 　　（3）签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、或“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 　　（4）红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。 　　2、主体部分 （1）标题。常见的问题是： 一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《公文格式》规定公文标题用2号标宋体字。 二是标题中滥用书名号等标点符号，《公文格式》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,都是不允许的。 （2）正文小标题。《公文格式》规定公文正文内容结构层次为：“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号标准宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用宋体加粗，二级标题用宋体加粗(或黑体)，三级、四级标题用仿宋体加粗。 另，经常出现：“（一）、”、“（1）、”等现象。 　　（3）附件。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点，但常见的问题是没有与正文空开一行或空二行，有的经常在名称后加句号，还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。 （4）成文日期。 位置问题：纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，印章上弧线距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。 时间问题：不能随意写上时间。一种是签发时间；一种是形成决定或决议的会议时间。 写法问题：另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO八年四月十五日”，正确的写法应为“二○○八年四月十五日”。 　　（5）印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。 　3、版记部分 （1）主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用标宋3号字体，词目间空一字。 （2）送或抄送单位。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。 　　（3）印发单位和印发时间。印发单位和印发日期在抄送机关之下，印发单位左空一字，印发日期右空一字，但有的公文经常将二者左右顶格。 　　（二）公文组成部分标识规则中常见的问题 　　1、排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型（210mm×297mm），一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、订位不正等问题。 　　2、页码。置于版心下边缘之一行，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读，但有很多公文的页码一律居中。 　　3、表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。 　　（三）公文格式中常见的其他问题 　　1、数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字应用汉字。 　　2、名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。 3、时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。 4、标点符号。有将间隔号“·”